B2 Beschrijving van de belangrijkste risico’s en onzekerheden

Daar waar in de vorige paragraaf ingegaan is op de aanwezigheid en werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem in het algemeen wordt in deze paragraaf ingegaan op een aantal specifiek voor de UT geldende risico’s en de wijze waarop deze worden beheerst.

In de tabel zijn per risicogebied de risico’s, de te treffen maatregelen, de KPI’s en potentiële impact aangegeven. In deze tabel wordt onderscheid gemaakt tussen het bruto-risico (risico als er geen beheersmaatregelen worden getroffen) en het netto-risico (risico nadat beheersmaatregelen zijn genomen). Het risico in de linker kolom betreft het bruto-risico en in de analyse van de potentiële impact wordt een inschatting gemaakt van het netto-risico.

Onderwijs

Risico	Maatregel	KPI	Potentiële Impact
Input: Studentenpopulatie krimpt, waardoor, een lager marktaandeel en daarmee lagere rijksbekostiging.	• Scenario analyses • Onderwijstargets onderdeel van P&C cyclus. • Inzet extra marketing instrumenten/ wervingsactiviteiten • Verdere optimalisatie aanmelding- en inschrijvingsproces • Vergroten aantrekkelijkheid UT opleidingen	• Vooraanmeldingen • Studentinschrijvingen • Marktaandelen instroom • Aantallen diploma’s • Visitatie-, NSE-scores, Keuzegids Ba + Ma • Instroom, uitval, switch en rendement	Hoog
Input: Het wetsvoorstel Wet Internationalisering in Balans (WIB) wordt nog verder aangescherpt op de technische disciplines en/of bachelor waardoor de instroom krimpt.	• Scenario analyses • Vergroten aantrekkelijkheid UT opleidingen	• Vooraanmeldingen • Studentinschrijvingen • Marktaandelen instroom • Aantallen diploma’s • Visitatie-, NSE-scores, Keuzegids Ba + Ma • Instroom, uitval, switch en rendement	Hoog
Input: Daling van het aantal VWO’ers met het profiel NT/NG. Hierdoor krimpt de potentiële studentenpopulatie van de UT.	• Actieplan van de samenwerken Pre-U programma’s van de 4TU (4TU.VO)	• Profielkeuze cijfers VO	Midden
Input: Scheve samenstelling van de studentenpopulatie zowel wat betreft de internationale achtergrond van de studenten, alsook op het gebied van inclusie. Dit kan leiden tot een suboptimale leerervaring van studenten en daarmee zou ook een van de strategische doelen in het geding kunnen komen.	• Inzet voorbereidend jaar (NAVITAS) • Aanpassen marketingbeleid • Aanscherping van selectiecriteria en intensivering van de matching. • Inzet Diversity, Equity and Inclusion team • Financiële sturingsmiddelen inzetten zoals scholarships & waivers en collegegelden	• Keuzegids Ba + Ma • NSE-scores • Samenstelling studenteninstroom naar nationaliteit • Vooraanmeldingen	Laag
Input: Te sterke groei in studentenaantallen waardoor onvoldoende beschikbare capaciteit van kwalitatief goed onderwijs en kleinschaligheid.	• Scenario analyses • Versterken matching en selectie van de opleiding(en) • Aanpassen van de zichtbaarheid van de opleiding(en) in marketinguitingen. • Bijschalen onderwijscapaciteit	• Vooraanmeldingen • Studentinschrijvingen • Marktaandelen	Laag
Input: Onvoldoende benutten van de mogelijkheden om als universiteit LLO te faciliteren en daarmee op lange termijn sociaal maatschappelijke impact te verliezen ten opzichte van andere kennisinstellingen.	• LLO als volwaardige pijler in onderwijs opnemen • Bouwen van systemen en infrastructuur LLO • Opzetten van ondersteunende organisatie	• LLO aanbod • Deelname LLO activiteiten	Laag
Throughput (operations): Verder aanscherping van de WIB: Het wordt moeilijker om internationale staf aan te nemen. Het behoud van het Nederlands als onderwijs- en wetenschapstaal in de nieuwe WIB wordt zeer ver doorgevoerd waardoor dit niet meer uitvoerbaar is.	• Scenario analyses		Middel
Throughput (operations): Door externe ontwikkelingen vindt er een verschuiving plaats in de onderwijsverplichtingen naar meer administratieve taken.	• Scenario analyses • Optimalisatie van ondersteunende processen.		Middel
Throughput (operations): De omvang van een studentenpopulatie van een opleiding is te klein (of te groot) om effectief uit te voeren waardoor er veel financiële middelen verloren gaan.	• Scenario analyses	• Cijfers instroom, uitval, switch en rendement	Middel
Output: Problemen met de studierendement en studiesnelheid waardoor het aantal langstudeerders en het aantal uitvallende studenten toeneemt.	• Study analytics: In kaart brengen van struikelvakken. • Begeleidingstrajecten per student.	• Cijfers instroom, uitval, switch en rendement	Groot

Onderzoek

Risico	Maatregelen	KPI’s	Potentiële Impact
Relatieve daling onderzoeksmiddelen uit de tweede en derde geldstroom. Hierdoor minder dekking exploitatie en investeringen, minder wetenschappelijke output, minder imago/impact. Negatief effect op UT als research universiteit.	• Periodiek monitoren onderzoeks KPI’s • Agenderen risico’s in diverse gremia • Werken aan duurzame groei inverdienvermogen. • Businessplannen opstellen en monitoren • Inzet nieuwe sectorplannen en benutten startersbeurzen. • Versterken samenwerking met nationale en internationale partners.	• Omvang/samenstelling en groei onderzoeksportefeuille • Percentage verdiencapaciteit • Promoties, promotieduur, uitval en rendementen	Hoog
Lagere score in internationale rankings dan andere Nederlandse universiteiten, waardoor het profiel van de UT niet tot zijn recht komt en wellicht minder talent (zowel student als staf) wordt aangetrokken.	• Positie ten opzichte van deze rankings herbepalen • Tegelijkertijd eigen unieke UT profiel versterken en zichtbaar maken • Ontwikkeling van het UT impactportfolio • Experimenteren met alternatieve rankings • Optrekken in nationaal verband om universitair beleid inzake rankings af te stemmen.	• Impactscore citaties • Andere KPI’s die worden gehanteerd in rankings, zoals voor reputatie • Externe rapportages	Midden
Bezettingsgraad strategische infrastructuur is te laag, waardoor onvoldoende dekking exploitatie en beschikbare middelen voor langetermijninvesteringen.	• Kansen benutten in financieringsregelingen (TOF, GWI, Groeifonds) • Verbeteren inzicht in gebruik van infrastructuur • Werkomvang binnen het lab (gebruikersuren) de komende jaren te verbeteren	• % Bezettingsgraad Nanolab etc. • Omvang gedeelde infrastructuur • Omvang externe financieringsmiddelen ten behoeve van grootschalige strategische infrastructuur.	Laag
Uitvoering of registratie van projecten zijn niet compliant bij complexe subsidie-voorwaarden, waardoor risico op terugbetaling subsidies en imagoschade.	• Kennis delen en vier ogen principe	• Aantal bevindingen IA/externe auditors ten aanzien van subsidievoorwaarden	Hoog
Politieke landschap is verschoven na afloop van de verkiezingen. Risico op bezuinigen op ontwikkelingssamenwerking en onderwijs- en onderzoeksmiddelen voor universiteiten.	• Versterken duurzame verbetering van verwerving tweede en met name derde geldstroom. • Versterken samenwerking binnen Europa. • Verbeteren efficiëntie projectuitvoering • Verbeteren financiering en benutting onderzoeksinfrastructuur	• Omvang/samenstelling en groei onderzoeksportefeuille • Percentage verdiencapaciteit • Percentage dekkingsbijdrage	Hoog

Valorisatie

Risico	Maatregelen	KPI’s	Potentiële Impact
Een te gering voorspellend vermogen binnen UTH waardoor UT verrast wordt door relatief omvangrijke afwijkingen van de begroting en jaarplan.	• CFO en controller aangesteld • P&C-cyclus op orde en aansluitend bij UT-cyclus • UTH-kwartaalrapportages aan CvB	• Begroot versus gerealiseerd resultaat	Laag

Personeel

Risico	Maatregelen	KPI’s	Potentiële Impact
Het aantrekken, ontwikkelen, erkennen en waarderen van talent in relatie tot diversiteits- en inclusie doelstellingen vraagt aandacht. In relatie tot de financiële uitdagingen waar de UT voor staat, wordt kritisch gekeken naar openstaande vacatures en verlengen van contracten. De landelijke politieke discussie over internationalisering vormt risico voor het aantrekken en behouden van talent. Dit vraagt extra investering om onze arbeidsmarktpositie nu en in de toekomst te behouden.	• Strategische Personeelsplanning (SPP) • Doelgroepgerichte aanpak en zorgen voor optimale vindbaarheid. Monitoren via data en analytics en verhogen van de kwaliteit. • Transparant vacaturebeleid • Talentontwikkelingsbeleid medewerkers • Erkennen & waarderen	• Begrote versus gerealiseerde bezetting (% vacature ruimte) • Percentage vrouwen in hogere functies • Percentage mobiliteit / verblijfsduur functie (alleen gemiddeld)/instroom/ uitstroom)	Hoog
Waar het jaar 2022 alleen stijgende verzuimcijfers liet zien met continuïteitsrisico’s zien we in 2023 juist een dalende trend. Echter de gemiddelde verzuimduur stijgt, waarbij psychosociale arbeidsbelasting en werkdruk een belangrijke oorzaak zijn.	• De resultaten van welzijnsonderzoek onderzoek geven inzicht in het welbevinden van UT-medewerkers. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek zullen gerichte acties worden uitgezet. • Inzet op een gezonde balans (leiderschap, well-being aanbod, gericht op onder meer mantelzorg en neurodiversiteit) en preventieve verzuimaanpak i.s.m. arbodienstverlener. • Social safety (integrale UT aanpak op een veilige inclusieve cultuur met bijbehorende hulpstructuur) . • Social-controls en risico inventarisatie, gericht op human capital, met bijbehorende managementinformatie (verzuim, capaciteitsmanagement, verlof).	• Welzijnsindicatoren • Percentage ziekteverzuim • Realisatie indicatoren actieplan well-being	Hoog

Financiën

Risico	Maatregelen	KPI’s	Potentiële Impact
Het is onzeker met welk percentage de universiteiten door het Ministerie in de Rijksbekostiging worden gecompenseerd voor loon- en prijsstijgingen. Het percentage wordt in de loop van het jaar bekend gemaakt, waardoor we voor de begroting uitgaan van een eigen inschatting.	• Volgen externe ontwikkelingen en op basis daarvan acties ondernemen • Participeren in netwerken OCW, CFA, VSNU, etc. • Een ingecalculeerd risico (loon-/prijsindex en referentieraming) is genomen door meer te verdelen dan de geraamde rijksbekostiging	• Analyses rijksbekostigingsbrieven	Hoog
De (financiële) situatie voor de sector alsook voor de UT is snel veranderd. De besparingsdoelstelling moet nog gehaald worden. Eenheden zullen concrete besparingsmaatregelen moeten implementeren om deze uitdaging aan te gaan. Het risico op onvoldoende voorspellend vermogen en sturing bestaat, waardoor budget niet wordt gerealiseerd.	• Periodiek monitoren financiële KPI’s • Agenderen bespreking van risico’s en mitigerende maatregelen in diverse gremia • Managementgesprekken voeren • Shaping Dialogues voeren • Scenario-analyse uitvoeren • (middel-) lange termijn investeringsagenda	• Budgetrealisatie • Resultaatsprognose • Ratio’s liquiditeit, solvabiliteit en weerstandsvermogen	Midden
Onze raming eerste geldstroom wijkt af van rijksbekostiging, waardoor of een beslag op liquiditeit/reservepositie UT of extra budget te laat in het jaar beschikbaar om zinvol te kunnen besteden, waardoor onvoldoende budgetbeheersing.	• Volgen externe ontwikkelingen en op basis daarvan acties ondernemen • Participeren in netwerken OCW, CFA, UNL, etc. • Een ingecalculeerd risico (loon-/prijsindex en referentieraming) is genomen door meer te verdelen dan de geraamde rijksbekostiging	• Scenario-analyses rijksbekostiging • Analyses rijksbekostigingsbrieven	Midden
UT voldoet niet aan targets solvabiliteit, liquiditeit waardoor kans op continuïteitsproblemen en verscherpt toezicht OW-inspectie.	• Periodiek monitoren financiële KPI’s • Agenderen bespreking van risico’s en mitigerende maatregelen in diverse gremia • Managementgesprekken voeren • Scenario-analyse uitvoeren • (middel-) lange termijn investeringsagenda	• Ratio’s liquiditeit, solvabiliteit en weerstandsvermogen	Laag
Vastgestelde budgetten voor (vastgoed-) investeringen worden overschreden, waardoor extra beslag op liquiditeit /reservepositie en imagoschade.	• Periodiek monitoren en rapporteren over vastgoed ontwikkelingen en -investeringen • Eventuele project-overschrijdingen (bijvoorbeeld a.g.v. aanbestedingen) worden binnen het LTSH budget opgevangen	• Huisvestingsratio (huisvestingslasten / totale lasten) • Beschikbaar budget LTSH per jaar	Laag
Er zijn frauderisico's met betrekking tot onrechtmatige betalingen, misbruik door belangenverstrengeling en wetenschappelijke integriteit	• Klokkenluidersregeling • Specifieke procescontroles, zoals functiescheiding, door het systeem opgelegde controles, screening van derde partijen en cybersecurity gerelateerde controles.	• Aantal en analyse meldingen klokkenluidersregeling • Aanwezigheid van specifieke procescontroles	Hoog

ICT

Risico	Maatregelen	KPI’s	Potentiële Impact
Kwetsbaarheden in de systemen worden geëxploiteerd door kwaadwillenden waardoor instellingsbrede dienstverlening wordt verstoord.	• Het nemen van adequate IT maatregelen	• Kwartaalrapportages CERT-UT • Continuïteitsplan	Hoog
Het onbevoegd toegang krijgen tot en openbaar maken van informatie, waardoor deze misbruikt kan worden. Bijvoorbeeld toegang tot persoonsgegevens of intellectual property.	• Het nemen van adequate IT maatregelen	• Privacyrapportage • Kwartaalrapportages CERT-UT • Continuïteitsplan	Hoog
Afhankelijkheid clouddiensten	• Het nemen van adequate IT maatregelen	• Continuïteitsplan	Hoog
Het ongewenst en/of onbevoegd wijzigen van data, waardoor informatie minder betrouwbaar wordt.	• Het nemen van adequate IT maatregelen	• Continuïteitsplan	Midden
De UT maakt voor haar salarisverwerking gebruik van AFAS. Bij een eventueel langdurige systeemstoring of internetstoring zou er een risico kunnen ontstaan op het niet kunnen aanmaken van de betaalbestanden of verwerking van betaalbestanden in het financiële systeem waardoor salarissen te laat worden uitbetaald.	• Vastgestelde en getoetste calamiteiten procedures door softwareleverancier • Alternatieve betaalprocedure bij niet beschikbaar zijn van financiële systeem	• SLA rapportage AFAS • Continuïteitsplan	Laag
Het juist toekennen van rechten en rollen, waardoor uitsluitend bevoegde personen toegang hebben tot informatie.	• Het nemen van adequate IT maatregelen		Laag

Veiligheid

Risico	Maatregelen	KPI’s	Potentiële Impact
Buitenlandse inmenging in onderwijs, onderzoek en innovatie, in besluitvorming of op academische vrijheid, soft influence waardoor er een ongewenste afhankelijkheid, persoonlijke risico’s kunnen ontstaan en academische waarden geschonden worden.	• Opstellen van een internal awareness and compliance programma • Incident-rapportage(s) en follow-up mogelijke incidenten • Communicatie en bewustwordingsplan • Video materiaal, trainingsaanbod • Aanwezigheid incident respons plan	Aanwezigheid van: • Knowledge Safety Team • Communicatie en bewustwordingsplan • Trainingsaanbod • Screening procedures • Incident respons plan • Dossierbeheer en archivering van cases • Standaardisering van procedures • Software voor screening op sancties en exportcontrole	Hoog
Compromittering (inclusief exfiltratie en gijzeling) van gevoelige data en technologie afkomstig van onderzoeksinfrastructuur en gedeelde faciliteiten. Dit kan vervolgens leiden tot: • Aantasting van de wetenschappelijke positie • Contractbreuk van IP bij derden • Reputatieschade • Persoonlijke risico’s (intimidatie, druk)	• Bespreken kwetsbaarheden en nemen van risicomitigerende maatregelen • uitvoeren uitgebreide risicoanalyse	Aanwezigheid van: • Knowledge Safety Team • Communicatie en bewustwording	Hoog
Toenemende inperking van institutionele autonomie in NL en EU waardoor de UT beperkt kan worden in haar keuzevrijheid t.a.v. o.a. samenwerkingen, thema’s, werving, financieringsinstrumenten, publicaties.	• Lobby-activiteiten samen met andere universiteiten	Aanwezigheid van: • Presentaties waarin aandacht gevraagd wordt voor balans • Stellingname in nationaal en Europees verband ten behoeve van balans	Hoog
Onbedoeld weglekken van kennis over hoogwaardige technologie waardoor er risico’s ontstaan voor: • Misbruik van technologie (zie hieronder) • De (inter)nationale veiligheid • Reputatieschade. • Contractbreuk van IP bij derden Bij schending van sancties en export controlemaatregelen kan er een strafrechtelijk onderzoek volgen of een onderzoek naar economische delicten.	• Opstellen van een internal awareness and compliance programma • Ontwikkelen en implementeren van kennisveiligheidsbeleid • Integreren maatregelen in de PDCA-cyclus • Communicatie en bewustwordingsplan • Trainingsaanbod • Screening procedures • Dossierbeheer en archivering van cases • Incident respons plan • Standaardisering van procedures • Software voor screening op sancties en exportcontrole	Aanwezigheid van: • Knowledge Safety Team • Communicatie en bewustwordingsplan • Trainingsaanbod • Screening procedures • Incident respons plan • Dossierbeheer en archivering van cases • Standaardisering van procedures • Software voor screening op sancties en exportcontrole	Midden
Mogelijk misbruik van kennis en onderzoeksresultaten welke door statelijke en niet-statelijke actoren misbruikt kunnen worden voor terroristische en criminele doeleinden, spionage, schending van mensenrechten, en/of ontwikkeling, onderhoud, distributie van massavernietigingswapens	• Communicatie • Bewustwordings-maatregelen • Opnemen in vragenlijst en partner assessment tool		Midden
Schending nationale en internationale wet-/regelgeving rondom kennisveiligheid waarmee strafbare feiten of economisch delicten worden gepleegd. Hierop kan onderzoek volgen, boetes of strafrechtelijke vervolging ingesteld worden.	• Opzetten van een bewustwordingscampagne • Gericht aanbieden van trainingen • Aanpassing procedures zodat schendingen worden voorkomen • Procedures in geval van schendingen	Aanwezigheid van: • Knowledge Safety Team • Communicatie en bewustwordingsplan • Trainingsaanbod • Screening procedures • Incident respons plan • Dossierbeheer en archivering van cases • Standaardisering van procedures • Software voor screening op sancties en exportcontrole	Midden
Gevoelens van stigmatisering of discriminatie of vijandigheid a.g.v. berichtgeving in de media en/of a.g.v. kennisveiligheidsmaatregelen waardoor individuele studenten of wetenschappers zich niet meer welkom en gewenst voelen.	• Overleg met Manager Integrale Veiligheid en met diversity, equity and inclusion officer, support staf • Communicatie maatregelen richting doelgroep(en) • Incident respons plan kennisveiligheid	Aanwezigheid van: • Knowledge Safety Team • Incident respons plan kennisveiligheid • Incident respons procedure CERT UT • Directe relaties met CvB en betrokken afdelingen	Midden
(Sociale) onveiligheid a.g.v. extern opgelegde druk of intimidatie om kennis en informatie te delen.	• Overleg met Manager Integrale Veiligheid bij incidenten, en met diversity, equity and inclusion officer • Overleg met betrokken support staf en hoger management en CvB • Communicatie maatregelen richting doelgroep(en) • Incident respons plan kennisveiligheid • Relatie veiligheidsdiensten, politie	Aanwezigheid van: • Knowledge Safety Team • Incident respons plan kennisveiligheid • Incident respons procedure CERT UT • Directe relaties met CvB en betrokken afdelingen	Midden
(Inter-)nationale ontwikkelingen, stigmatisatie en polarisatie. Demonstraties en bezettingen van gebouwen waardoor primaire processes ontregeld en verstoord worden.	• Overleg met Beveiliging en Manager Integrale Veiligheid bij incidenten • Communicatie maatregelen richting doelgroep(en) • Relatie overheid en politie	Aanwezigheid van: • Beveiliging • Beleid t.a.v. demonstraties • Stellen van duidelijke huisrregels	Midden
(Inter-)nationale ontwikkelingen, stigmatisatie en polarisatie. Gevoelens van onveiligheid bij studenten en personeel als gevolg van polarisatie met als gevolg uitval personeel en ziekte studenten.	• Overleg met Beveiliging en Manager Integrale Veiligheid bij incidenten • Communicatie maatregelen richting doelgroep(en) • Relatie overheid en politie • Social safety (integrale UT aanpak op een veilige inclusieve cultuur met bijbehorende hulpstructuur) .	Aanwezigheid van: • Beveiliging • Beleid t.a.v. demonstraties • Stellen van duidelijke huisrregels	Laag
Grote incidenten in buitenland (aardbeving, terrorisme en oorlog) waarbij studenten en/of personeel betrokken zijn en geraakt worden of die een ontregelende invloed hebben op studenten en personeel die zich hier bevinden.	• Overleg Manager Integrale Veiligheid en Emergency Officer Abroad bij incidenten • Contact leggen met eventueel betrokken studenten en personeel • Voorbereiden personeel en studenten voor vertrek • Reis beleid en verzekeringen	Aanwezigheid van: • Emergency Officer Abroad • Beleid t.a.v. internationale incidenten • crisisplan en communicatie	Midden

Kwalitatieve toelichting

Onderwijs

Binnen het Risicogebied Onderwijs staat de potentiële impact op hoog. Dit wordt veroorzaakt door de dalende studentenaantallen en ontwikkelingen met betrekking tot de internationalisering. Het toekomstbestendig maken van het onderwijsportfolio en het stimuleren van persoonlijke en professionele ontwikkeling van studenten heeft voor de UT prioriteit. In 2024 gaat de UT daarom verschillende operationele aspecten van het onderwijs tegen het licht houden.

De afgelopen periode is door de werkgroep 'Future Student Population' (voorheen 'Rebalance') hard gewerkt aan een overkoepelende visie met aandacht voor maatwerk tussen opleidingen. De inspanningen van de werkgroep FSP hebben veel inzichten opgeleverd waarmee de Taskforce Inlfux aan de slag kan. Wellicht de belangrijkste: instroom en studentenaantallen is een taak en verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie. Zoals bekend, is er momenteel veel aandacht voor het verbeteren van instroom en studentenaantallen, uiteraard met inachtneming van voorwaarden waardoor de kwaliteit van onderwijs gewaarborgd wordt/blijft. De Taskforce werkt daarom in opdracht en met aandacht vanuit het CvB, waarbij de input vanuit de faculteiten is geborgd via een OLD en een Vice-Decaan Onderwijs als leden van de Taskforce.

Als internationale universiteit vindt de UT een internationale leeromgeving onverminderd van belang. Hierbij heeft de UT ook aandacht voor een diverse samenstelling van de studentenpopulatie en zet zij in op het behoud van internationale studenten voor de regio. De landelijke discussie is momenteel puur gericht op het afbouwen van internationale instroom. De UT heeft belang bij een genuanceerder (regionaal) verhaal met betrekking tot de internationale instroom waarbij er mogelijkheden blijven ontstaan om instroom te vergroten in tekortsectoren (zoals technisch onderwijs).

De studentenpopulatie is tot en met 2021 licht gegroeid, wat toe te schijven is aan de stijging van de bachelorinstroom. In 2023 zagen we een lichte daling ten opzichte van 2022 onder andere door de eerdere intrede van de numerus fixus bij een aantal opleidingen. Die groep van 2020 is nu deels afgestudeerd en dat cohort wordt vanwege de huidige fixus niet meer met dezelfde aantallen aangevuld. In 2024 verwachten we dat het studentenaantal ongeveer gelijk zal blijven (een exacte voorspelling is lastig waardoor een kleine daling of stijging mogelijk is), waarbij de afschaffing van de numerus fixus bij B-TCS een positief effect kan hebben en de ontwikkelingen rondom internationalisering (zowel het Nederlands politieke debat als de geopolitieke ontwikkelingen o.a. in Israël en Oekraïne) een dempend effect.

De masterinstroom daalde vorig jaar licht door onder andere een lager doorstroompercentage vanuit de bachelor. Door (politieke) ontwikkelingen rondom internationalisering kan de instroom de komende jaren dalen.

De Universiteit Twente zet de komende jaren verder in op Leven Lang Ontwikkelen als een volwaardige pijler in het UT onderwijs. De faculteiten en instituten zijn aan de slag met het versterken en uitbreiden van ons LLO-aanbod waarbij er ook gewerkt wordt aan de benodigde systemen en infrastructuur. De UT heeft hierbij de wind in de zeilen in landelijke ontwikkelingen. Het hoger onderwijs wordt meer en meer gestimuleerd om in te zetten op Leven Lang Ontwikkelen en flexibilisering van het onderwijs o.a. via toegekende groeifondsen op het gebied van digitalisering en leven lang ontwikkelen.

Onderzoek

Binnen het risicogebied Onderzoek handhaven wij de potentiële impact op hoog, ondanks de toekenning van de middelen uit het sectorplan Bèta & Techniek 2, sectorplan Social Sciences and Humanities (SSH) en toezeggingen vanuit de Groeifondsen. De belangrijkste oorzaken zijn de toegenomen personeelslasten, energiekosten, negatief resultaat uit bedrijfsvoering en onzekerheid omtrent structurele en tijdelijke financiering van het wetenschappelijk onderwijs en onderzoek.

De huidige tijdgeest met een toenemende competitie op (inter-)nationale onderzoeksmiddelen vraagt om een slagvaardige, flexibele en adequaat reagerende onderzoeksorganisatie. De omzet van activiteiten uit de tweede en derde geldstroom, een belangrijke indicator voor de impact van de UT, staat al jaren onder druk. Meerjarig houden we rekening met een groei van deze tweede en derde geldstroom. Alle faculteiten verwachten deze stijging, omdat we een grotere impact kunnen hebben door onder meer de toegekende middelen aan de Groeifondsen, Sectorplannen en Starters- & Stimuleringsbeurzen. Wel is de onzekerheid omtrent de duurzaamheid van deze groei toegenomen gezien de toegenomen financiële lasten en verschuivingen in het politieke landschap in Nederland. Onzekerheid omtrent structurele financiering voor ondersteuning, huisvesting, infrastructuur en andere faciliteiten maken het lastig om de bedrijfsvoering UT breed te optimaliseren. Dit aandachtspunt wordt ook in UNL en 4TU verband opgepakt. Ook is de lange termijn impact van de geopolitieke ontwikkelingen evenals andere politieke verhoudingen in Nederland en Europa op nationale en EU begrotingen en daarmee op financiering van onderwijs en onderzoek onzeker. Wij verwachten met stabiel, integraal management op onderwijs, onderzoek, personeel en ondersteuning op facultair niveau en door het flexibiliseren van de onderzoeksorganisatie en onderzoeksstrategie adequaat in te kunnen spelen op veranderingen in wetenschap en maatschappij. De onderzoeksstrategie van de UT richt zich in toenemende mate op het genereren van economische en maatschappelijke toegevoegde waarde aan bedrijven en andere maatschappelijke partners, veelal op het vlak van maatschappelijke transities. Deze oriëntatie maakt dat de UT midden in de maatschappij staat en snel kan inspelen op vragen vanuit de maatschappij.

Valorisatie / Kennisveiligheid

De UT heeft haar derde kerntaak: valorisatie vormgegeven middels Novel-T (een samenwerking tussen de Universiteit Twente, Saxion Hogeschool, Provincie Overijssel en de Twentse gemeenten), haar dochteronderneming Universiteit Twente Holding (UTH) en de dienst Strategic Business Development (SBD).

De aan de Universiteit Twente gelieerde ondernemingen (deelnemingen), gericht op private valorisatieactiviteiten, zijn samengebracht binnen UTH. Het beleid van UTH is gericht op continuïteit van de activiteiten en het bieden van een vruchtbare voedingsbodem voor deze activiteiten. Omdat universiteiten slechts een rijksbijdrage voor twee van de drie wettelijke kerntaken ontvangen, te weten voor onderwijs en onderzoek, worden binnen UTH continu alternatieven verkend om structurele inkomsten te genereren die passen bij de private activiteiten. Dat voor deze kerntaak geen rijksbijdrage wordt ontvangen en daarmee de bekostiging niet structureel is, heeft tot gevolg dat publiek-private samenwerkingen niet of minder makkelijk tot stand komen, waardoor de te realiseren impact kleiner is dan gewenst en wellicht noodzakelijk. Het besteden van de rijksbijdrage aan private activiteiten is toegestaan, mits de activiteiten in lijn liggen met onder andere de beleidsregel 'investeren met publieke middelen in private activiteiten'. UTH heeft haar eigen, binnen de Universiteit breed gedragen, strategie en beleidskader. De activiteiten en de verantwoording daarover zijn nadrukkelijk onderdeel van de P&C-cyclus van de universiteit.

Strategic Business Development (SBD) werkt aan het vergroten van de economische en sociale impact van de UT door de uitstekende onderzoekscapaciteiten van de universiteit te verbinden met de markt en de bredere samenleving, zowel in Nederland als daarbuiten. Terugkijkend op 2023 heeft SBD wederom mooie resultaten geboekt in diverse strategische innovatie- en funding programma’s, zoals het Groeifonds, nationale en Europese subsidieprogramma’s en nieuwe Publiek Private Samenwerkingen (PPS). Het belang van SBD en de verwerving (en uitvoering) van tweede en derde geldstroom projecten is voor de UT groter dan ooit, zo is afgelopen jaar gebleken. Vanwege afnemende inkomsten (o.a. uit lagere instroom van studenten) en toenemende kosten (personeel, energie, etc.) zal de UT haar inkomsten moeten vergroten, teneinde een gezonde balans te houden. Hiervoor heeft SBD in nauwe samenwerking met de instituten en faculteiten een 'Actieplan verbeteren tweede en derde geldstroom' opgezet, om het onderwerp stevig onder de aandacht te brengen van de research community van de UT. Mocht deze aandacht en de samenhangende actie onvoldoende worden opgepakt, dan loopt de UT het risico om zowel in reputatie alsook in financiële zin achteruit te gaan.

Personeel

In 2023 heeft de UT bijna 600 vacatures opengesteld waarvan ruim 60 % WP en 40% OBP. Eind 2023 zijn de bezuinigingsmaatregelen afgekondigd en zullen er om deze reden minder vacatures worden opengesteld in 2024. Ondanks de verwachte dalende vraag van de UT is het van uiterst belang dat er geïnvesteerd wordt in employer branding. Initiatieven die we in 2023 hebben ingezet hebben direct te maken met het verder verstevigen van marktpositie van de UT. De PhD campagne is hier een goed voorbeeld van, waarbij we een goed beeld willen geven over een PhD-traject. Dit op een prikkelende en aantrekkelijke manier, gepast voor en gericht op de doelgroep. De langetermijneffecten van goede employer branding zijn hierbij belangrijker dan de directe conversie. Een ander initiatief is het ontwikkelen van een werkgeversfilm. De film zal in 2024 live gaan.

Universiteiten zijn verantwoordelijk voor het bieden van een veilige, open en respectvolle werk- en studieomgeving waarin alle leden van de academische gemeenschap hun talenten kunnen ontplooien. De UT zet zich in voor de sociale veiligheid van haar studenten, medewerkers en bezoekers. Er is consensus bereikt over een gezamenlijke definitie sociale veiligheid (aansluitend op de vastgestelde visie op integrale veiligheid) met daarbij horende acties:

'Our university and campus will be a safe place if the social, psychological and physical safety of each individual is not harmed in any way. Having an open culture where everybody respects each other, fosters inclusion, values critical and constructive discussions, and can talk about behaviours and the emotions involved is pivotal. Everybody has a responsibility to act against all forms of undesirable, inappropriate and transgressive behaviour, and to prevent such behaviour from occurring'.

Financiën

Risicobeheersing vindt vooral plaats door de periodieke monitoring en rapportage met betrekking tot de budgetrealisatie en resultaatsturing. Het kort cyclische beleid van het kabinet/OCW ten aanzien van de rijksbekostiging maakt het risicovol hiervoor een goede raming te geven. Stabiliteit in de rijksbekostiging is noodzakelijk om kwaliteit van het onderwijs en onderzoek niet in gevaar te brengen. Geld- en subsidieverstrekkers eisen in toenemende mate een bijdrage van de universiteit (matching). Dit blijft, net als de bekostiging van de valorisatietaak, een punt van aandacht.

In het Spring Memorandum, die de financiële kaders voor de begroting voor het jaar 2024 bevat, werd onder andere de prognose van de studentengroei naar beneden bijgesteld. Ook werd de impact van verschillende stijgende kosten steeds duidelijker. De inflatie houdt aan, de energieprijzen blijven op een hoger niveau door aanhoudende wereldwijde onrust en er werd rekening gehouden met stijgende loonkosten als gevolg van een nieuwe cao. Het veranderende financiële perspectief raakt de hele sector en stelt de UT voor een uitdaging. Dit vraagt om scherpe keuzes en maatregelen. Door middel van periodieke monitoring aan de hand van onze PDCA-cyclus willen we zicht en grip houden op de inkomsten en uitgaven.

De UT voert jaarlijks een risicoanalyse uit gericht op zowel de interne als externe risico’s, waarbij ook aandacht is voor fraude. De belangrijkste geïdentificeerde frauderisico’s zijn onttrekking van geld door onrechtmatige betalingen (door bijvoorbeeld identiteitsfraude of cybercrime), misbruik door belangenverstrengeling, wetenschappelijk integriteit en het laten prevaleren van persoonlijk belang van medewerkers boven het belang van de UT (bijvoorbeeld in de vorm van kickbacks). Vanuit het oogpunt van compliance acht het bestuur en management wetgeving inzake gegevensbescherming, rechtmatige besteding van middelen en arbeidsrechtenwetgeving het meest relevant. We beperken die risico’s door onze gedragscodes, de klokkenluidersregeling en specifieke procescontroles zoals functiescheiding, door het systeem opgelegde controles, screening van derde partijen en cybersecurity gerelateerde controles.

Op basis van voorgaande worden risico’s op het gebied van financiën op hoog ingeschat, vooral omdat 2024 en verder in het teken zal staan van de veranderende financiële context van de sector als geheel en de UT specifiek.

ICT

Digitalisering zit in de haarvaten van de organisatie en is essentieel voor de dagelijkse operatie van de UT, maar ook voor het waarmaken van vele strategische ambities. De steeds verder toenemende digitalisering van onze samenleving, en specifiek ICT in het onderwijs en onderzoek, vragen om een groot en continu adaptatievermogen van de UT. Bij het opstarten van strategische programma’s is aandacht voor de organisatie van digitalisering dan ook belangrijk. Via het IT-projectenportfolio wordt de waarde van uitgevoerde projecten gemaximaliseerd en inzet van mensen en middelen optimaal georganiseerd. Daarbij is er grote aandacht voor de duurzaamheid en beschikbaarheid van expertise binnen de organisatie, waarbij de effecten van de vergrijzing steeds voelbaarder worden. De digitale strategie komt tot uiting in een roadmap langs vier sporen: onderwijs, onderzoek, ondersteuning en infrastructuur. Bij het opstellen van de roadmap staat inbreng uit de faculteiten en instituten voorop. Digitalisering is daarbij een belangrijk onderdeel van Shaping2030.

Vanwege continue druk van cyberrisico’s is er veel aandacht voor cybersecurity. Naast een sterk eigen team wordt hiervoor nationaal samengewerkt binnen SURF-verband en met marktpartijen.

Risico’s buiten de directe invloedssfeer van de universiteit

Risico’s als gevolg van externe ontwikkelingen buiten de directe invloedsfeer van de universiteit kunnen een grote impact hebben. Hierbij valt, onder andere, te denken aan:

De toenemende politieke instabiliteit, de oorlog in Oekraïne, de oorlog in het Midden-Oosten, waarmee studenten en staf te maken kunnen krijgen.

Het is bij nieuwe wet- en regelgeving vaak afwachten welke impact ze heeft op de (financiële) situatie van universiteiten (invoering flexwet, geactualiseerde beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten, participatiewet, privacy wetgeving). We anticiperen op deze onzekere ontwikkelingen door bijvoorbeeld externe samenwerkingen te zoeken (om risico’s te delen) en door het opstellen van scenario-analyses voor het eventueel vormen van (financiële) voorzieningen.

We anticiperen op deze onzekere ontwikkelingen door bijvoorbeeld externe samenwerkingen te zoeken (om risico’s te delen) en/of door het opstellen van scenario-analyses voor het eventueel vormen van (financiële) voorzieningen.