Werken bij de UT

Aantrekken en ontwikkelen van talent

Bron: HR-systeem

De maatschappelijke, technologische en wetenschappelijke uitdagingen vragen om hoogstaand wetenschappelijk onderwijs en onderzoek. In 2024 zijn de eerste, tweede en derde geldstroom gestegen: dit is onder andere gebruikt voor het aanstellen van personeel. De wetenschappelijke staf is gegroeid, om een idee te geven waaraan deze wetenschappers werken, zijn de titels van oraties (en afscheidsredes) in de bijlage opgenomen. De hoeveelheid ondersteunend en beheerspersoneel is voor het eerst in jaren gedaald.

Hoewel de geldstromen de afgelopen jaren telkens zijn toegenomen, stegen de kosten sneller, o.a. door inflatie. Tegenvallers in de instroom van studenten, de aangekondigde bezuinigingen op de eerste geldstroom en de hoge personele- en energiekosten maakten de situatie in 2024 nijpend. Om ervoor te zorgen dat in 2026 de inkomsten en uitgaven weer in evenwicht komen, waren naast strategische en toekomstgerichte keuzes, acute en kortetermijnmaatregelen nodig. Zo is in de loop van 2024 een stop op inhuur van studenten voor student jobs afgekondigd, een stop op externe inhuur en een vacaturestop op eerste geldstroom.

Bijzonder is het instrument sectorplan: vanuit de disciplines werden plannen geschreven die door OCW met middelen zijn beloond. Zowel de middelen die in 2019 beschikbaar kwamen, als die in 2022 werden toegekend zijn mede in 2024 besteed. Alle Bèta en Techniek posities uit de 2019 middelen zijn in 2024 ingevuld. De nieuwe ronde sectorplannen uit 2022 leverde ons middelen voor Social Sciences & Humanities, Bèta II (aard- en milieuwetenschappen) en Techniek II met aanvullende domeinen. Nagenoeg al deze posities zijn in 2024 ingevuld.

Vanaf 2023 ontving de UT van OCW starters- en stimuleringsbeurzen om werkdruk te verlagen en ongebonden onderzoek te versterken. Met de startersbeurzen hebben UD’s vaste contracten gekregen. Stimuleringsbeurzen zijn ingezet om UD’s, UHD’s en hoogleraren onderzoekers (met name promovendi) aan te nemen. In 2024 zijn beurzen gehonoreerd totdat duidelijk werd dat landelijke bezuinigingen deze programma’s zouden gaan raken. Beurzen die al waren toegekend maar nog niet ingezet, zijn in de loop van 2024 ingetrokken. De financiering van de starters- en stimuleringsbeurzen is vanaf 1 januari 2025 stopgezet.

Bron: HR-systeem

De UT blijft voor een betere afspiegeling van de samenleving specifiek aandacht besteden aan het werven van vrouwelijke wetenschappers. Hoewel we voldoen aan het quotum voor vrouwelijke staf zoals opgenomen in de sectorplannen voor Bèta en Techniek (varieert per discipline; van 33% tot 50%), loopt het aantal vrouwelijke collega’s in wetenschappelijke en beslissende posities bij de UT nog achter op het aantal mannelijke collega’s in vergelijkbare posities.

In 2021 is, mede op verzoek van het Landelijk Netwerk Vrouwelijke Hoogleraren, minimaal 25% vrouwelijke hoogleraren (in fte) in 2025 als streefcijfer gesteld. Om dit te halen loopt de Hypatia-campagne, gericht op vrouwelijke in- en externe kandidaten voor de functies universitair docent, universitair hoofddocent en hoogleraar. In 2023 was het percentage vrouwelijke hoogleraren 22%, eind 2024 is dit gestegen naar 23%. De stijging komt door interne doorgroei. In 2024 zijn vijf Hypatia posities goedgekeurd: twee voor de faculteit BMS, een voor ET en twee voor EEMCS.

In deze tijd waarin moeilijke keuzes worden gemaakt, is het erkennen en waarderen van ieders talent én teamwork essentieel. Hiervoor volgen we de UNL-routekaart ‘Room for Everyone’s Talent in Practice’. In 2024 is er een derde editie van de Talent Map ontwikkeld, waarin allround en gerichte carrièrepaden zijn geïntroduceerd. Ook vond een event voor OBP plaats. Door een cultuur van vertrouwen, autonomie, feedback en erkenning te creëren, willen we OBP-medewerkers stimuleren hun talenten optimaal in te zetten en ontwikkelen.

Goed leiderschap is cruciaal. In 2024 is daarom gestart met de implementatie van een nieuw leadership framework dat zowel een facultair als centraal perspectief kent. Er hebben leiderschapstrainingen plaatsgehad, er zijn community dagen geweest, en diverse Masterclasses vonden plaats over onderwerpen zoals leiderschapscommunicatie en financieel management. Het scholingsaanbod voor leiderschap wordt in 2025 verder uitgebreid.

Ook is ingezet op verbetering van informatie over leiderschap. De pagina voor managers is opnieuw gestructureerd en aangevuld met belangrijke informatie zodat leidinggevenden makkelijker van de juiste informatie voorzien worden. Voor het inwerken van nieuwe leidinggevenden is een checklist gemaakt voor de HR-adviseurs om de informatievoorziening van leidinggevenden UT breed te uniformeren, het onboarding proces te versoepelen en de rolduidelijkheid te verbeteren.

In 2024 zijn in het kader van toekomstgericht ontwikkelen de volgende resultaten behaald:

120 medewerkers hebben gebruik gemaakt van de mogelijkheid van een ontwikkelgesprek. Hiervan valt 27% onder het WP en 73% onder het OBP.
1.295 medewerkers en 21 studenten hebben deelgenomen aan de 109 beschikbare trainingen die via het Career Development Centre van de UT worden aangeboden. Hiervan is 36% WP, 25% OBP en 37% PhD en 5% Other.
2.790 medewerkers hebben een account voor het online learning platform Good Habitz, van wie er 467 actief een onlinetraining hebben gevolgd.
166 medewerkers hebben deelgenomen aan één van de 13 leiderschapstrainingen. Van de deelnemende medewerkers is 70% WP en 30% OBP.
42 leidinggevenden hebben deelgenomen aan het nieuw ontworpen programma “Leading through uncertainty: building a future-proof UT”.

In 2024 zijn verschillende activiteiten ontplooid om docenten te ondersteunen om Challenge Based Learning te verzorgen. Zo is een flexibel CBL-ontwikkeltraject ontworpen voor docenten, was er tijdens de Week of Education een showcase van CBL-projecten, resulteerde een onderzoek naar assessment in CBL in een lijst met praktische tips voor docenten en is een digitaal hulpmiddel voor docenten gelanceerd om te bepalen wat ze kunnen doen om hun vak nog meer CBL te maken.

Wanneer we verder kijken naar talentontwikkeling met het oog op toekomstgericht onderwijs, dan zijn in 2024 de volgende resultaten behaald:

8 UT deelnemers en 7 deelnemers van de RUG, volgen het gezamenlijke Educational Leadership Programme. Deze leergang helpt mensen met een regiepositie in het onderwijs zich te ontwikkelen tot succesvolle leiders van onderwijsinnovaties.
89 UT’ers hebben de Basis Kwalificatie Onderwijs (BKO) afgerond, 385 docenten hebben één of meerdere BKO-cursussen gevolgd. In 2024 zijn 62 docenten gestart.
Vijf UT medewerkers hebben de Senior Kwalificatie Onderwijs (SKO) afgerond.
Eén UT’er kreeg de Senior Kwalificatie Examinering (SKE); 6 anderen hebben de afronding uitgesteld.
216 promovendi hebben deelgenomen aan de Taste of Teaching, een cursus ter voorbereiding op het geven van onderwijs en het begeleiden van studenten in afstudeertrajecten.
Vijf nieuwe opleidingsdirecteuren (OLD’s) hadden een intakegesprek in het traject om nieuwe OLD’s een vliegende start te geven. Ook zijn vijf netwerkbijeenkomsten georganiseerd voor alle OLD’s.
25 medewerkers namen deel aan een masterclass juridische aspecten examencommissie. Daarnaast vonden verschillende andere trainingen voor nieuwe en zittende leden van opleidings- en examencommissies plaats.

Well-being

In 2024 kregen we via twee kanalen feedback op onze organisatie. In de eerste plaats bood het rapport medewerkers welzijnsonderzoek verschillende handvaten:

Inzicht op eenheidsniveau voor reflectie en prioritering.
Inzicht in de wisselwerking tussen floreren en mentaal welzijn en concrete stappen hoe dit te verbeteren.
Het belang van leiderschap.
Inzichten hoe medewerkers zelf kunnen bijdragen aan welzijn en succes.

De kwalitatieve input uit de enquêtes die aan het rapport ten grondslag liggen, zijn al gebruikt om verbeteringen door te voeren. Zo wordt de inhoud van de Wellbeing Weken hierop afgestemd. In 2024 stonden die in het teken van ‘Stand up’ and ‘Share and Take Care’.

In de tweede plaats leidde het onderzoek door de Arbeidsinspectie tot goede feedback. Het onderzoek, in 2023 bij alle universiteiten uitgevoerd, ging over psychosociale arbeidsbelasting (PSA) onder academisch en onderwijzend personeel. De UT startte in 2024 met de verplichte Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) en PSA om grondoorzaken te bepalen en actieplannen op te stellen. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat de UT al acties had ingezet rond PSA, maar dat de samenhang nog kan worden verbeterd. Op basis van de onderzoeksresultaten is één UT centraal actieplan en zijn per eenheid lokale actieplannen opgesteld. Zowel het centrale plan als de lokale plannen zijn door de twee gecertificeerde arbeids- en organisatiedeskundigen in de RI&E toetsing plan van aanpak in december meegenomen.

De volgende resultaten op het gebied van sociale veiligheid lichten we er graag uit. In 2024:

Is geïnventariseerd welke gedragscodes en regelingen naast elkaar bestaan om deze op een lijn te brengen. Dit is voorwerk voor het inrichten van één centraal consultatiepunt.
Zijn twee Mindlab theatervoorstellingen georganiseerd, bezocht door 180 medewerkers. De theatervoorstelling is gemaakt door Theater Makers Radio Kootwijk en mede-ontwikkeld door de UT. De voorstelling laat zien dat sociale veiligheid en DE&I grote invloed hebben op het erkennen en waarderen van UT’ers. In totaal hebben nu 1.328 medewerkers de voorstelling bezocht.
Zijn drie nieuwe projecten gehonoreerd uit het Incentive Fund. Het UT Incentive Fund financiert en ondersteunt projectvoorstellen die diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie stimuleren. Succesvolle aanvragen gingen over het ontwikkelen van videomateriaal over DE&I en over voor het verspreiden van kennis over neurodiversiteit binnen de organisatie.

HR biedt leidinggevenden en medewerkers begeleiding bij (langdurige) ziekte en re-integratie, zowel in de eerste als in de tweede lijn. Het UT-ziekteverzuimpercentage bedroeg in 2024 3,44% met een meldingsfrequentie van 0,58 (in 2023: ziekteverzuimpercentage van 3,75% met meldingsfrequentie van 0,89).

Om de nadelige gevolgen van organisatiewijzigingen voor werknemers zoveel mogelijk te beperken, kent de UT een Doorlopend Sociaal Plan. Dit plan is beschikbaar in het Personeelshandboek.

Een veilige werkomgeving

Medewerkers en studenten zijn ons kapitaal, het is daarom essentieel om een veilige leer, leef- en werkomgeving te bieden. Net als in onze samenleving is sociale veiligheid een actueel en belangrijk onderwerp voor de universiteit.

Het 2023-2024 jaarverslag van de ombudsfunctionaris en vertrouwenspersonen laat zien dat preventieve maatregelen niet altijd volstaan. In 16 van de 35 gevallen is door middel van advies en/of bemiddeling de kwestie opgelost of verbeterd. In acht dossiers lukte het niet om een oplossing te vinden, maar kon de medewerker wel verder door zich neer te leggen bij de situatie. In vier gevallen vertrok een medewerker als gevolg van het gemelde conflict. Vier dossiers zijn nog niet afgerond en in de overige gevallen is het resultaat onbekend.

Een klachtencommissie behandelt daarnaast klachten en adviseert erover aan het CvB. De commissie bestaat uit vijf externe leden en heeft in 2023-2024 zeven nieuwe klachten ontvangen (in 2022-2023 waren dat er twee). Van deze zeven zijn er twee ingetrokken. Over drie klachten is een advies aan het CvB uitgebracht:

Eenmaal heeft het CvB het advies van de klachtencommissie overgenomen en is de klacht deels gegrond verklaard.
Eenmaal heeft het CvB het advies van de klachtencommissie overgenomen om de klacht verder buiten behandeling te laten.
Eenmaal heeft het CvB het advies van de klachtencommissie niet overgenomen en de klacht, na een feitenonderzoek, ongegrond verklaard.

Een klacht is niet in behandeling genomen en een was nog lopende tijdens het einde van het academisch jaar.

De geschillencommissie behandelt klachten in de arbeidsrechtelijke sfeer. Deze commissie bestond uit drie externe leden. In 2023-2024 zijn twee geschillen voorgelegd aan de commissie. In een zaak heeft het CvB het advies van de geschillencommissie overgenomen, in de andere zaak is het geschil na het bereiken van een schikking ingetrokken door de medewerker.

In 2024 had de Commissie Wetenschappelijke Integriteit (CWI) vier klachten in behandeling. In drie klachten (waarvan één uit 2023) is zowel door CWI als het Landelijk Orgaan Wetenschappelijke Integriteit (LOWI) advies uitgebracht. Geen van deze klachten werd gegrond verklaard. De eerste werd door CWI als ongegrond gezien, en door het landelijk LOWI als niet-ontvankelijk. Het CvB verklaarde de klacht niet-ontvankelijk. Zowel CWI als LOWI adviseerden om de tweede klacht niet-ontvankelijk te verklaren. Het CvB besloot conform deze adviezen. De derde klacht werd door CWI als niet-ontvankelijk gezien, en door LOWI als ongegrond. Het CvB verklaarde de klacht ongegrond. De vierde klacht is nog in behandeling. UNL publiceert (geanonimiseerd) alle klachten die inhoudelijk in behandeling zijn genomen.

Arbeidsvoorwaarden

In 2024 is een akkoord gesloten voor een nieuwe cao Nederlandse Universiteiten (cao NU) met een looptijd van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025. Hierin werden de salarissen voor medewerkers met 3,7% verhoogd per 1 september 2024 en vervolgens op 1 januari 2025 nog eens met 1%. Daarnaast ontvingen alle medewerkers in september 2024 een eenmalige uitkering van € 300,- op basis van een voltijdsdienstverband.

Eind 2024 zijn nieuwe functieprofielen voor de functies in de ICT-kolom opgesteld, om de profielen beter aan te laten sluiten bij de huidige werkzaamheden in het IT-domein. Dit is een eerste uitwerking van de nieuwe cao-studieafspraken gemaakt om knelpunten bij de functiewaardering (UFO), het verminderen van verlofstuwmeren en loopbaan- en ontwikkelingsmogelijkheden van postdocs op te lossen.

Tevens is in 2024 een Leidraad Rouw opgesteld voor leidinggevenden. Deze is bedoeld om leidinggevenden te ondersteunen in hoe zij kunnen handelen wanneer een teamlid geconfronteerd wordt met het (op korte termijn) overlijden van een naaste. Denk hierbij aan het regelen van praktische zaken en/of het inzetten van (extra) ondersteuning. Hiermee geven we invulling aan de cao-NU.

Het totaal aantal in 2024 geregistreerde verlofuren is met 23% toegenomen ten opzichte van 2023. Het totale stuwmeer aan verlofuren is licht gedaald en bedraagt 33% van het cumulatieve verlofsaldo. Voor het terugdringen van het bestaande verlofstuwmeer is een handreiking opgesteld. Leidinggevenden worden gevraagd om medewerkers erop te attenderen om:

Ieder jaar ten minste vier weken vakantie te nemen;
Iedere verlofopname (ook een paar uurtjes) van tevoren te registreren in het personeelsysteem MyHR;
Een restant in te zetten via het Keuzemodel, bijvoorbeeld voor de aanschaf van een fiets, verduurzaming van de eigen woning, of in te ruilen tegen extra salaris;
Met medewerkers die uit dienst gaan tijdig af te spreken dat zij hun restant aan verlof voor het einde van het dienstverband opnemen en registreren.

De landelijke doelstelling participatiebanen voor de UT is 135 fte eind 2025. Hiervan is medio 2024 37 fte gerealiseerd. In 2024 is een vervolg gegeven aan het centrale plan voor de Banenafspraak (2023). Dit betreft zowel medewerkers die bij de UT in dienst zijn als via ingekochte diensten (SROI). Bij de tweede groep is een kleine stijging te melden in vergelijking met 2023. Omdat posities voor de Banenafspraak ingevuld worden vanuit reguliere vacatures is het in 2024 lastig gebleken om hier mensen voor te werven. Door de financiële situatie van de organisatie zijn er weinig tot geen vacatures passend bij functies voor de Banenafspraak.