Bericht RvT

In 2022 werd de wereld opgeschrikt door de invasie van Rusland in Oekraïne. Voor medewerkers en studenten afkomstig uit deze landen, en met name Oekraïne, had dit onmiddellijke persoonlijke consequenties: veel zorgen over familie en vrienden, het kunnen blijven studeren in Nederland en beschikbaarheid over voldoende financiële middelen. Ook de bredere economische impact was groot. De Raad van Toezicht (RvT) staat achter de wijze waarop de UT zich heeft uitgesproken tegen oorlog en voor vrede en hulp heeft geboden aan studenten en medewerkers.

Een ander thema dat in 2022 maatschappelijk veel aandacht heeft gevraagd is sociale veiligheid en grensoverschrijdend gedrag. Het College van Bestuur (CvB) heeft zich expliciet ingezet voor sociale veiligheid en tegen grensoverschrijdend gedrag. De dialoog hierover is op verschillende manieren gevoerd en er zijn verschillende activiteiten ontplooid.

De pandemie had een meer indirecte invloed op de UT in 2022. Na de lockdown in januari zijn in de studie- en werkomstandigheden steeds minder beperkende maatregelen nodig geweest. Wel zijn de gevolgen van de pandemie merkbaar gebleven in achterstanden in studie en werk, het verhoogde ziekteverzuim en de noodzakelijke extra aandacht voor het onderhouden van sociale contacten.

Rol en werkzaamheden van de RvT algemeen

De RvT houdt toezicht op het bestuur en beheer van de universiteit en daarmee op het handelen van het CvB. De RvT ziet erop toe dat het CvB bij de uitoefening van diens bevoegdheden de op de universiteit betrekking hebbende wetten, regelingen en richtlijnen alsmede de ‘Code Goed Bestuur Universiteiten’ naleeft. Daarnaast vervult de RvT de werkgeversrol voor het CvB en staat de RvT het CvB met advies bij.

v.l.n.r.: Joep van Beurden, Jeroen de Haas (tot 11/ 2022), Sylvia Butzke, Matthias Wessling, Nienke Boersma

De RvT heeft in 2022 vier keer met het CvB vergaderd, in alle gevallen voorafgegaan door een intern overleg. Tijdens deze vergaderingen heeft de RvT zich gebogen over ontwikkelingen binnen de UT en het bredere maatschappelijk speelveld waarin het hoger onderwijs zich bevindt. De RvT heeft gesproken over beleidskeuzes, -uitvoering en de financiële gevolgen daarvan. Net als voorgaande jaren was er ook in 2022 geen sprake van besluiten, onderwerpen of transacties waarbij een persoonlijk (tegenstrijdig) belang van een RvT-lid een rol speelde.

De RvT heeft goedkeuring verleend aan de ontwerpbegroting 2023, het Spring Memorandum 2023-2027 (financieel meerjarenkader), het budget en de plannen voor 2023 van het Lange Termijn Strategische Huisvestingsplan (2023-2032) en het Jaarverslag inclusief de jaarrekening 2021. Daarbij is onder andere aandacht geschonken aan de ontwikkelingen van de instroom van studenten, wetenschappelijke prestaties, personeel en de verschillende geldstromen. Ook heeft de RvT de in het jaarverslag beschreven risico’s met het CvB besproken en onderschrijft deze.

De RvT heeft in 2022 het CvB decharge verleend voor het in 2021 gevoerde beleid. De RvT heeft toegezien op kwaliteitszorg (artikel 9.8, lid 1, sub h WHW, artikel 1.18 WHW) en op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van middelen verkregen op grond van artikelen 2.5 en 2.6 WHW, artikel 9.8, lid 1, sub f WHW.

De RvT heeft in juni en december regulier overleg gevoerd met de Universiteitsraad (UR). Tijdens deze overleggen kwam de open werkrelatie tussen CvB en UR aan bod, die door alle partijen als waardevol wordt ervaren. Daarnaast werden ook aandachtspunten besproken, o.a. omtrent de onderwijsvisie, de ontwikkelingen op het gebied van sociale veiligheid en onzekerheden op het gebied van financiën, en de spanning tussen werkdruk en het realiseren van ambities. Hoewel de RvT nadrukkelijk een toezichthoudende en onafhankelijke rol heeft binnen de universiteit, is de RvT steeds aanspreekbaar geweest voor betrokkenen in en buiten de universiteit.

Belangrijke thema’s in 2022

Oorlog Oekraïne en gevolgen hiervan

Naast de hulp die geboden is aan de direct betrokken studenten en medewerkers op het gebied van financiën en welzijn, is er ook geschakeld op de gevolgen van de oorlog in Oekraïne voor de bedrijfsvoering van de UT, met name betreffende de stijgende bouw- en energiekosten. De RvT heeft goed mee kunnen denken in de wijze waarop bijsturing en monitoring hierop heeft plaatsgevonden.

Inclusief studie- en werkklimaat – sociale veiligheid

In lijn met de Code Goed Bestuur heeft de RvT rond het thema ‘inclusief studie- en werkklimaat’ met het CvB gesproken over het Diversity & Inclusion action plan 2.0 en het onderliggende thema sociale veiligheid. Zo is aandacht geweest voor de jaarverslagen ombudsfunctionaris, vertrouwenspersonen en klachten- en geschillencommissie. Het is belangrijk te weten dat deze verslagen gedeeld en besproken worden binnen de UT. Dit bevordert een open cultuur en het continue leren.

Integrale veiligheid en kennisveiligheid en cybersecurity

Sinds 2021 heeft de UT een integrale veiligheidsmanager in dienst die richting geeft aan integrale veiligheid: zowel visie als beleid, gekoppeld aan de missie en visie van de UT. De RvT heeft uitgebreid bij dit thema stilgestaan. Ook is de aanpak van het  Knowledge Safety Team (KST) van de UT intensief besproken. De UT is landelijk goed aangesloten op het gebied van kennisopbouw en aanpak van kennisveiligheid. De risicoanalyse kennisveiligheid, uitgevoerd op verzoek van OCW, is naar behoren uitgevoerd en heeft tot een goede discussie over het maken van keuzes geleid. Ook is de RvT op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen op het gebied van cyber security. De RvT heeft geconstateerd dat binnen de UT alle mogelijke inspanningen worden verricht ten behoeve van cyber security en dat de instelling goed is aangesloten op de landelijke ontwikkelingen en de landelijke organisatie (SURF).

Strategische ontwikkelingen UT

In de RvT-vergaderingen is de nodige tijd besteed aan strategische ontwikkelingen gerelateerd aan Shaping2030. Te denken valt aan leven lang ontwikkelen, research impact en de impact portfolio’s, de samenwerking met strategische partners en erkennen en waarderen. De RvT fungeert hier met name als sparring partner, niet alleen ten aanzien van de inhoudelijke ontwikkelingen maar ook in relatie tot de veranderopgave die hiermee gepaard gaat.

Uit de commissies van de RvT

De remuneratiecommissie

Deze commissie (Sylvia Butzke en Matthias Wessling) heeft in het najaar de jaargesprekken met de CvB-leden gevoerd.  In oktober 2022 heeft Jeroen de Haas aangegeven dat hij per 1 november 2022 om gezondheidsredenen zijn lidmaatschap van de RvT zou beëindigen. Vervolgens is een begin gemaakt met het proces voor de werving van nieuwe RvT-leden. Bij de beloning van de (nieuwe) leden van het CvB en RvT worden de normen zoals gesteld in de Wet Normering Topinkomens (WNT) in acht genomen.

De auditcommissie

De auditcommissie (Joep van Beurden en Nienke Boersma) is in 2022 vijf keer bijeengekomen. Reguliere onderwerpen die ter voorbereiding en advies voor de besluitvorming in de RvT zijn behandeld, waren onder meer het Jaarverslag 2021 inclusief de jaarrekening, de jaarlijkse managementletter en het accountantsverslag van KPMG, de kadernota (Spring Memorandum) 2023-2027 met bijbehorende begroting, het LTSH-jaarplan en de periodieke managementrapportages. Met de accountant zijn onder meer de opvolging van diens adviezen op het gebied van interne beheersing besproken, waaronder de risico’s op het gebied van ICT.

De commissie kwaliteitszorg onderwijs en onderzoek

Deze commissie (Matthias Wessling en Jeroen de Haas tot 1 november 2022) ziet toe op de vormgeving van het systeem kwaliteitszorg van onderwijs en onderzoek. Deze commissie is in 2022 twee keer bijeen gekomen. Standaard worden de uitkomsten uit externe onderwijs- en onderzoeksvisitaties besproken die in de desbetreffende achterliggende periode aan de orde zijn geweest. Hierbij is uitgebreid stilgestaan bij de implicaties van het Strategic Evaluation Protocol (SEP) voor onderzoeksvisitaties. Daarnaast is de strategische samenwerking van de UT met de VU besproken en in bredere zin over de universitaire samenwerkingsverbanden waarin de UT participeert.

Tot slot

Het jaar 2022 ging gepaard met de nodige onzekerheden vanwege onder andere geopolitieke ontwikkelingen. De aandacht voor elkaar en elkaars welzijn en het elkaar weer ontmoeten waren belangrijke lichtpuntjes. Ook het weer kunnen houden van sociale en feestelijke activiteiten, zoals een bijzondere (uitgestelde) DIES vanwege het 60-jarig bestaan van de UT, was fijn en goed. De RvT heeft veel waardering voor de grote inzet van alle medewerkers en studenten van de UT in het afgelopen jaar.

Enschede, juni 2023

De Raad van Toezicht:

Ir. Sylvia Butzke (voorzitter)

Ir. Nienke Boersma

Ir. Joep van Beurden

Prof. dr. ing. Matthias Wessling