Onze medewerkers en hun welzijn

De maatschappelijke, technologische en wetenschappelijke uitdagingen waar we voor staan laten de behoefte voor hoogstaand wetenschappelijk onderzoek zien. De sectorplannen maken het mogelijk om hiervoor aanvullende stafposities te creëren. Echter, het aantrekken en behouden van nieuw talent voor de UT en Twente is een uitdaging door de dynamische en krappe arbeidsmarkt. Daarom werken we vanaf 2022 aan het verbeteren van het volgsysteem voor sollicitanten. Daarnaast koppelt de Strategische Personeel Planning doelstellingen en ontwikkelingen aan de huidige én toekomstige gewenste personele inzet. Het geeft inzicht in de benodigde kennis en competenties om zo gericht te kunnen werven. Alle tools rondom werving zijn verder gebundeld in een serviceportal voor managers. Om nieuwe medewerkers een goede start te geven en zich te blijven ontwikkelen, is de informatievoorziening voor hen gefaseerd ingericht. De informatie is nu op één plek beschikbaar, passend bij het moment waarop het nodig kan zijn.

In 2022 zijn wervings- & selectiebureaus en het uitzendbureau aanbesteed en is een inhuurdesk opgezet om vraag en aanbod van (tijdelijk) personeel instellingsbreed te verbinden. We leiden ook zelf talent op voor onze organisatie met het Young Professional programma. De pilot loopt in 2020-2023; zes academisch opgeleide junioren doorlopen een 2-jarig traineeship waar ze binnen faculteiten en diensten werken aan strategische projecten. Een bijzondere categorie medewerkers zijn de studentassistenten, die zowel in het primair proces als in de ondersteuning worden ingezet. In 2022 viel op dat veel studenten van buiten de EU hierin zijn geïnteresseerd. Dit moedigen we aan omdat het ook bijdraagt aan de integratie van internationale studenten in de UT. Dit verhoogde wel de werkdruk bij onze HR organisatie. Het aantal verlengingsaanvragen en aanvragen voor een tewerkstellingsvergunning (TWV) voor werkstudenten is in 2022 sterk gestegen.

Learning Assistants

In onze opleidingen staat student-driven learning centraal. Hierin zijn studenten zelf mede verantwoordelijk voor hun leerproces. Om dit te ontwikkelen én om te werken als student assistent bij bijvoorbeeld college, in labs of groepslessen kunnen studenten het traject Learning Assistants volgen. In 2022 hebben bijna 300 studenten dit college afgerond. Studenten leren met behulp van pedagogische en didactische training te reflecteren op hun eigen taken.

Bron: AFAS
Bron: AFAS
Bron: AFAS
Bron: AFAS
Bron: AFAS
Bron: AFAS
Bron: AFAS
Bron: AFAS
Bron: AFAS

Voor een betere afspiegeling van de samenleving besteden we specifiek aandacht aan het werven van vrouwelijke wetenschappers. Hoewel we voldoen aan het quotum voor vrouwelijke staf zoals opgenomen in de sectorplannen voor Bèta en Techniek (varieert per discipline; van 33% tot 50%) , loopt het aantal vrouwelijke collega’s in wetenschappelijke en beslissende posities bij de UT nog achter op het aantal mannelijke collega’s in vergelijkbare posities. In 2021 is, mede op verzoek van het LNVH netwerk een streefcijfer voor het jaar 2025 gesteld: de UT richt zich op minimaal 25% vrouwelijke hoogleraren (in fte) in 2025. In 2021 was dat 21% en eind 2022 was dat percentage ongewijzigd. Om dit te verhogen loopt een Hypatia campagne. Deze richt zich op vrouwelijke in- en externe kandidaten voor de functies universitair docent, universitair hoofddocent en hoogleraar. 

In 2022 is het Gender Equality Plan (GEP) geactualiseerd. Naast het creëren van bewustwording ligt de focus nu op het implementeren van concrete acties op het gebied van divers, rechtvaardig en inclusief onderzoek, onderwijs en leiderschap. Aandachtsgebieden zijn culturele samenhang, toegankelijkheid & gelijke behandeling en gender. In 2022 integreerden meer faculteiten en diensten het onderwerp DE&I in een eigen (HR) jaarplan en in teamontwikkelingstrajecten. Een voorbeeld hiervan is de faculteit Electrical Engineering, Mathematics & Computer Science die in 2022 een eigen, facultair, DE&I team heeft gevormd.

Om een goed beeld te hebben van het medewerkerswelzijn is op twee momenten een enquête uitgezet. Ruim 1.500 medewerkers hebben aan de onderzoeken deelgenomen (29% en 38% response). De tevredenheid over de UT als werkgever blijft onveranderd een 7.5. Van de respondenten zegt 78% energie te krijgen van het werk en 86% geeft aan toegewijd te zijn aan hun baan. Het gedeeltelijk vanuit huis werken is standaard voor 76% van de respondenten. Waar de eerste 2022 survey aangaf dat 15% van de medewerkers alleen op de campus werkte was dat al 26% in de tweede. Op de service portal wordt informatie en materiaal over hybride werken gedeeld. 

Bron: AFAS

Werkdruk blijft een probleem: 51% geeft aan gespannen te zijn, 38% ervaart een veel te hoge werkdruk, 50% werkt meer uren dan waarvoor aangesteld en 25% stelt vrije dagen te gebruiken om werk af te ronden. De kwalitatieve input uit de enquêtes wordt gebruikt om verbeteringen door te voeren. Zo wordt de inhoud van de well-being weken afgeleid van de resultaten van de studenten- en medewerkers onderzoeken en signalen uit de organisatie. In het voorjaar was het thema ‘Reflect and respect’ en in het najaar ‘Take the lead’. In totaal namen 1380 mensen deel aan de well-being weken. De najaarsweek, waar de focus lag op financiële fitheid van medewerkers en studenten, zag met 830 mensen het hoogste aantal deelnemers ooit. De huidige inflatie en stijgende energiekosten hebben invloed op de persoonlijke financiële situatie van medewerkers. Voor vragen en hulp is een (anonieme) financiële helpdesk beschikbaar gesteld. Er werd aandacht besteed aan de rol die HR en leidinggevenden kunnen spelen in het (h)erkennen en bespreekbaar maken van financiële zorgen.

Hoge werkdruk

In eerder medewerkerstevredenheid enquêtes heeft 38% van de respondenten uit onze wetenschappelijke staf aangegeven een hoge werkdruk te ervaren. Hiertoe is een capaciteitsmanagementstool gebouwd (en getest in een pilot) waarin alle werkzaamheden op verschillende niveaus kunnen worden ingepland. Dit geeft inzicht in ieders eigen werkbelasting en faciliteert een goed onderbouwd gesprek tussen medewerker en manager. Capaciteitsmanagement omvat het brede spectrum van inzet van medewerkers.

(Team)leiders spelen een belangrijke rol in het welzijn van medewerkers. Zowel in het herkennen en erkennen, als in het aanreiken van de juiste tools om samen een betere werk-privé-balans en (team)verbintenis te vinden. In 2022 is een zelf ontworpen leiderschapsexpeditie gestart die bestaat uit een zesdaags programma verspreid over zes maanden. De eerste drie groepen rondden in de zomer van 2022 af waarna vijf nieuwe expedities van zijn start gegaan. Hiermee zijn 108 teamleiders aan hun expeditie begonnen. De impact is breed met vertegenwoordiging uit alle faculteiten en diensten. Het betreft 55 vrouwen en 53 mannen, 57 WP-ers en 51 OBP-ers.

Medewerkers en leidinggevenden van de faculteiten en diensten worden op verschillende gebieden ondersteund door HR, zowel in de eerste als in de tweede lijn. Dit varieert van het beantwoorden van HR-gerelateerde vragen van medewerkers tot het meedenken met en adviseren van leidinggevenden bij functioneringstrajecten, langdurige ziekte, vertrekregelingen en ontslagzaken. Ook ex-medewerkers die ziek uit dienst zijn gegaan of arbeidsongeschikt zijn geraakt worden, waar mogelijk, door HR geholpen bij de terugkeer in arbeid. Bijvoorbeeld door het inzetten van interventies die herstel bevorderen, of die gericht zijn op terugkeer in een functie buiten de UT. In 2002 bedroeg het verzuimpercentage 4,03% met een meldingsfrequentie van 1.07.