Beschrijving van de belangrijkste risico’s en onzekerheden (B2)

Daar waar in de vorige paragraaf ingegaan is op de aanwezigheid en werking van het interne risicobeheersings- en controlesysteem in het algemeen wordt in deze paragraaf ingegaan op een aantal specifiek voor de UT geldende risico’s en de wijze waarop deze worden beheerst.

In de tabel zijn per risicogebied de risico’s, de te treffen maatregelen, de KPI’s en potentiële impact aangegeven. In deze tabel wordt onderscheid gemaakt tussen het bruto-risico (risico als er geen beheersmaatregelen worden getroffen) en het netto-risico (risico nadat beheersmaatregelen zijn genomen). Het risico in de linker kolom betreft het bruto-risico en in de analyse van de potentiële impact wordt een inschatting gemaakt van het netto-risico.

Onderwijs

Risico

Maatregelen

KPI’s

Potentiële Impact

Studentenpopulatie krimpt, waardoor, een lager marktaandeel en daarmee lagere rijksbekostiging.

- Scenario analyses
- Onderwijstargets onderdeel van P&C cyclus.
- Inzet extra marketing instrumenten/wervingsactiviteiten
- Verdere optimalisatie aanmelding- en inschrijvingsproces
- Vergroten aantrekkelijkheid UT opleidingen

- Vooraanmeldingen
- Studentinschrijvingen
- Marktaandelen instroom
- Aantallen diploma’s
- Visitatie-, NSE-scores, Keuzegids Ba + Ma
- Instroom, uitval, switch en rendement

Hoog

De bachelor omvang wordt in verhouding tot de masteromvang te groot, wat op de middel- en lange termijn een negatief effect heeft op de UT als research universiteit.

- Doorontwikkeling van het masterportfolio
- Inzet van extra marketing instrumenten/ wervingsactiviteiten gericht op verhogen masterinstroom
- Optimaliseren van de instroomfunnel Bachelor, bijvoorbeeld door hanteren application fee, matching en selectie

- Vooraanmeldingen
- Studentinschrijvingen
- Marktaandelen instroom
- Aantallen diploma’s
- Visitatie-, NSE-scores, Keuzegids Ba + Ma
- Instroom, uitval, switch en rendement

Hoog

Scheve samenstelling van de studentenpopulatie zowel wat betreft de internationale achtergrond van de studenten, alsook op het gebied van inclusie. Dit kan leiden tot een suboptimale leerervaring van studenten en daarmee zou ook een van de strategische doelen in het geding kunnen komen.

- Inzet voorbereidend jaar (Twente Pathway College)*
- Aanpassen marketingbeleid
- Aanscherping van selectiecriteria en intensivering van de matching.
- Inzet Diversity, Equity and Inclusion team
- Financiële sturingsmiddelen inzetten zoals scholarships & waivers en collegegelden

- Vooraanmeldingen
- Samenstelling studenteninstroom naar nationaliteit
- NSE-scores
- Keuzegids Ba + Ma

Midden

Te sterke groei in studentenaantallen waardoor onvoldoende beschikbare capaciteit van kwalitatief goed onderwijs en kleinschaligheid.

- Scenario analyses
- Versterken matching en selectie van de opleiding(en)
- Aanpassen van de zichtbaarheid van de opleiding(en) in marketinguitingen.
- Bijschalen onderwijscapaciteit

- Vooraanmeldingen
- Studentinschrijvingen
- Marktaandelen Parameters sectorplan Bèta/Techniek Onderwijs

Laag

Onvoldoende benutten van de mogelijkheden om als universiteit LLO te faciliteren en daarmee op lange termijn sociaal maatschappelijke impact te verliezen ten opzichte van andere kennisinstellingen.

- Opvolgen roadmap door kwartiermakersteam LLO
- LLO als volwaardige pijler in onderwijs opnemen
- Bouwen van systemen en infrastructuur LLO

- LLO aanbod
- Deelname LLO activiteiten

Midden

  • *Momenteel loopt een landelijke discussie over de toekomst van het voorbereidend jaar op alle universiteiten naar aanleiding van de Kamerbrief van de Minister van OCW van 21 april j.l. De inzet van het Twente Pathway College zal onderwerp zijn van de bestuurlijke afspraken tussen de universiteiten en de minister.

Onderzoek

Risico

Maatregelen

KPI’s

Potentiële Impact

Beperkte omzet onderzoeksmiddelen uit de tweede en derde geldstroom. Hierdoor minder dekking exploitatie en investeringen, minder wetenschappelijke output, minder imago/impact. Negatief effect op UT als research universiteit.

- Periodiek monitoren onderzoeks KPI’s
- Agenderen risico’s in diverse gremia
- Managementgesprekken voeren
- Shaping Dialogues voeren
- Businessplannen opstellen en monitoren
- Inzet sectorplannen Bèta/ Techniek

- Omvang/samenstelling onderzoeksportefeuille
- Percentage verdiencapaciteit
- Uitvoering sectorplannen
- Promoties, promotieduur, uitval en rendementen

Hoog

Lagere score in internationale rankings dan andere Nederlandse universiteiten, waardoor het profiel van de UT niet tot zijn recht komt en wellicht minder talent (zowel student als staf) wordt aangetrokken.

- Positie ten opzichte van deze rankings herbepalen
- Tegelijkertijd eigen unieke UT profiel versterken en zichtbaar maken
- Ontwikkeling van het UT impactportfolio

- Impactscore citaties
- Andere KPI’s die worden gehanteerd in rankings, zoals voor reputatie
- Externe rapportages

Midden

Bezettingsgraad strategische infrastructuur is te laag, waardoor onvoldoende dekking exploitatie en beschikbare middelen voor langetermijninvesteringen.

- Kansen benutten in financieringsregelingen (TOF, GWI, Groeifonds)
- Het opnemen van gebruik van en investeren in strategische infrastructuur in facultaire onderzoeksstrategiën
- Werkomvang binnen het lab (gebruikersuren) de komende jaren te verbeteren

- % Bezettingsgraad Nanolab etc.
- Omvang gedeelde infrastructuur
- Omvang externe financieringsmiddelen ten behoeve van grootschalige strategische infrastructuur.

Laag

Uitvoering of registratie van projecten zijn niet compliant bij complexe subsidie-voorwaarden, waardoor risico op terugbetaling subsidies en imagoschade.

- Kennis delen en vier ogen principe

- Aantal bevindingen IA/externe auditors ten aanzien van subsidievoorwaarden

Hoog

Valorisatie

Risico

Maatregelen

KPI’s

Potentiële Impact

Een te gering voorspellend vermogen binnen UTH waardoor UT verrast wordt door relatief omvangrijke afwijkingen van de begroting en jaarplan.

- CFO en controller aangesteld
- P&C-cyclus op orde en aansluitend bij UT-cyclus
- UTH-kwartaalrapportages aan CvB

  Laag

Personeel

Risico

Maatregelen

KPI’s

Potentiële Impact

Het aantrekken, behouden en ontwikkelen van human capital, talentmanagement en daarbinnen op diversiteits- en inclusiviteitsdoelstellingen voor nieuwe activiteiten met geoormerkte budgetten en als opvolging van boegbeelden die door uitstroom/pensionering de UT gaan verlaten is lastig. Hierdoor kan de continuïteit en kwaliteit van geleverd onderwijs en onderzoek in gevaar komen en in het verlengde daarvan betrokkenheid en bevlogenheid van werknemers.

- Strategische Personeelsplanning (SPP)
- Data gedreven aanpak in werving via employee journey
- Doelgroepgerichte aanpak en zorgen voor optimale vindbaarheid. Monitoren via analytics en verhogen zo de kwaliteit.
- Transparant vacaturebeleid
- Talentontwikkelingsbeleid medewerkers
- Erkennen & waarderen
- Voortdurende inzet op mentoring en toekomstgerichte leiderschapsontwikkeling
- Assessment- en ontwikkeltooling

- Begrote versus gerealiseerde bezetting
- Percentage vrouwen in hogere functies
- Percentage vacatureruimte
- Percentage mobiliteit
- Verblijfsduur functie (alleen gemiddeld)/instroom/ uitstroom

Hoog

Toename van ziekteverzuim onder de jonge medewerkers door specifiek psychische klachten, waardoor kwaliteit en continuïteit primaire en secundaire processen in gevaar komt.

- Aanpak op preventie: onboarding, communities, leiderschap en talent ontwikkeling, health & well-being aanbod, inzet op DE&I, heldere informatievoorziening en verbetering hulpstructuren
- Inzet op open en veilige cultuur, dialoog en werkdrukverlaging (capaciteitsmanagement)
- Komende jaren meer focus op social-controls en risico inventarisatie, waarbij human capital en talent management aandacht vragen

- Percentage ziekteverzuim
- Rapportage werkdruk

Hoog

Financiën

Risico

Maatregelen

KPI’s

Potentiële Impact

Het is onzeker met welk percentage de universiteiten door het ministerie in de Rijksbekostiging worden gecompenseerd voor loon- en prijsstijgingen. Het percentage wordt in de loop van het jaar bekendgemaakt, waardoor we voor de begroting uitgaan van een eigen inschatting.

- Volgen externe ontwikkelingen en op basis daarvan acties ondernemen
- Participeren in netwerken OCW, CFA, VSNU, etc.
- Een ingecalculeerd risico (loon-/prijsindex en referentieraming) is genomen door meer te verdelen dan de geraamde rijksbekostiging

- Analyses rijksbekostigingsbrieven

Hoog

Onvoldoende voorspel­lend vermogen en stu­ring, waardoor budget niet wordt gerealiseerd.

- Periodieke monitoren financiële KPI’s
- Agenderen bespreking van risico’s en mitigerende maatregelen in diverse gremia
- Managementgesprekken voeren
- Shaping Dialogues voeren
- Scenario-analyse uitvoeren
- (middel-) lange termijn investeringsagenda

- Budgetrealisatie
- Resultaatsprognose
- Ratio’s liquiditeit, solvabiliteit en weerstandsvermogen

Midden

Onze raming eerste geldstroom wijkt af van rijksbekostiging, waardoor of een beslag op liquiditeit/reservepositie UT of extra budget te laat in het jaar beschikbaar om zinvol te kunnen besteden, waardoor onvoldoende budgetbeheersing.

- Volgen externe ontwikkelingen en op basis daarvan acties ondernemen
- Participeren in netwerken OCW, CFA, UNL, etc.
- Een ingecalculeerd risico (loon-/prijsindex en referentieraming) is genomen door meer te verdelen dan de geraamde rijksbekostiging

- Scenario-analyses rijksbekostiging
- Analyses rijksbekostigingsbrieven

Midden

UT voldoet niet aan targets solvabiliteit, liquiditeit waardoor kans op continuïteitsproblemen en verscherpt toezicht OW-inspectie.

- Periodieke monitoren financiële KPI’s
- Agenderen bespreking van risico’s en mitigerende maatregelen in diverse gremia
- Managementgesprekken voeren
- Scenario-analyse uitvoeren
- (middel-) lange termijn investeringsagenda

- Ratio’s liquiditeit, solvabiliteit en weerstandsvermogen

Laag

Vastgestelde budgetten voor (vastgoed-) investeringen worden overschreden, waardoor extra beslag op liquiditeit /reservepositie en imagoschade.

- Periodiek monitoren en rapporteren over vastgoed ontwikkelingen en -investeringen
- Eventuele project-overschrijdingen (bijvoorbeeld a.g.v. aanbestedingen) worden binnen het LTSH budget opgevangen

- Huisvestingsratio (huisvestingslasten / totale lasten)
- Beschikbaar budget LTSH per jaar

Laag

ICT

Risico

Maatregelen

KPI’s

Potentiële Impact

Kwetsbaarheden in de systemen worden geëxploiteerd door kwaadwillenden waardoor instellingsbrede dienstverlening wordt verstoord.

- Het nemen van adequate IT maatregelen

- Kwartaalrapportages CERT-UT
- Securitymanagement-rapportage

Hoog

Het onbevoegd toegang krijgen tot en openbaar maken van informatie, waardoor deze misbruikt kan worden. Bijvoorbeeld toegang tot persoonsgegevens of intellectual property.

- Het nemen van adequate IT maatregelen

- Privacyrapportage
- Kwartaalrapportages CERT-UT
- Securitymanagement-rapportage

Hoog

Afhankelijkheid clouddiensten

- Het nemen van adequate IT maatregelen

- Securitymanagement-rapportage

Hoog

Het ongewenst en/of onbevoegd wijzigen van data, waardoor informatie minder betrouwbaar wordt.

- Het nemen van adequate IT maatregelen

- Securitymanagement-rapportage

Midden

De UT maakt voor haar salarisverwerking gebruik van AFAS. Bij een eventueel langdurige systeemstoring of internetstoring zou er een risico kunnen ontstaan op het niet kunnen aanmaken van de betaalbestanden of verwerking van betaalbestanden in het financiële systeem waardoor salarissen te laat worden uitbetaald.

- Vastgestelde en getoetste calamiteiten procedures door softwareleverancier
- Alternatieve betaalprocedure bij niet beschikbaar zijn van financiële systeem

- SLA rapportage AFAS
- Securitymanagement-rapportage

Laag

Het juist toekennen van rechten en rollen, waardoor uitsluitend bevoegde personen toegang hebben tot informatie.

- Het nemen van adequate IT maatregelen

Laag

Veiligheid

Risico

Maatregelen

KPI’s

Potentiële Impact

Buitenlandse inmenging in onderwijs, onderzoek en innovatie, in besluitvorming of op academische vrijheid, soft influence waardoor er een ongewenste afhankelijkheid, persoonlijke risico’s kunnen ontstaan en academische waarden geschonden worden.  

- Opstellen van een internal awareness and compliance programma
- Incident-rapportage(s) en follow-up mogelijke incidenten
- Communicatie en bewustwordingsplan
- Video materiaal, trainingsaanbod
- Aanwezigheid incident respons plan

Aanwezigheid van:
- Knowledge Safety Team
- Communicatie en bewustwordingsplan
- Trainingsaanbod
- Screening procedures
- Incident respons plan
- Dossierbeheer en archivering van cases
- Standaardisering van procedures
- Software voor screening op sancties en exportcontrole

Hoog

Compromittering (inclusief exfiltratie en gijzeling) van gevoelige data en technologie afkomstig van onderzoeksinfrastructuur en gedeelde faciliteiten. Dit kan vervolgens leiden tot:
• Aantasting van de wetenschappelijke positie
• Contractbreuk van IP bij derden
• Reputatieschade
• Persoonlijke risico’s (intimidatie, druk)

- Opstellen plan en format voor kwetsbaarheidsanalyse
- Uitvoering kwetsbaarheidsanalyse (2023) i.s.m. manager integrale veiligheid
- Bespreken kwetsbaarheden en nemen van risicomitigerende maatregelen

Hoog

Toenemende inperking van institutionele autonomie in NL en EU waardoor de UT beperkt kan worden in haar keuzevrijheid t.a.v. o.a. samenwerkingen, thema’s, werving, financieringsinstrumenten, publicaties.

- Constante aandacht voor balans kennisveiligheid, non-discriminatie, en academische vrijheid in nationale en Europese netwerken
- Actieve bijdrage aan discussies in UNL verband en overleg op Europees niveau rondom kennisveiligheid

Aanwezigheid van:
- Presentaties waarin aandacht opgevraagd wordt voor balans
- Stellingname in nationaal en Europees verband ten behoeve van balans

Hoog

Onbedoeld weglekken van kennis over hoogwaardige technologie waardoor er risico’s ontstaan voor:
• Misbruik van technologie (zie hieronder)
• De (inter)nationale veiligheid
• Reputatieschade.
• Contractbreuk van IP bij derden

Bij schending van sancties en export controlemaatregelen kan er een strafrechtelijk onderzoek volgen of een onderzoek naar economische delicten.

- Opstellen van een internal awareness and compliance programma
- Ontwikkelen en implementeren van kennisveiligheidsbeleid
- Integreren maatregelen in de PDCA-cyclus
- Communicatie en bewustwordingsplan
- Trainingsaanbod
- Screening procedures
- Dossierbeheer en archivering van cases
- Incident respons plan
- Standaardisering van procedures
- Software voor screening op sancties en exportcontrole

Aanwezigheid van:
- Knowledge Safety Team
- Communicatie en bewustwordingsplan
- Trainingsaanbod
- Screening procedures
- Incident respons plan
- Dossierbeheer en archivering van cases
- Standaardisering van procedures
- Software voor screening op sancties en exportcontrole

Midden

Mogelijk misbruik van kennis en onderzoeksresultaten welke door statelijke en niet-statelijke actoren misbruikt kunnen worden voor terroristische en criminele doeleinden, spionage, schending van mensenrechten, en/of ontwikkeling, onderhoud, distributie van massavernietigingswapens

- Communicatie
- Bewustwordings-maatregelen
- Opnemen in vragenlijst en partner assessment tool

Midden

Schending nationale en internationale wet-/regelgeving rondom kennisveiligheid waarmee er strafbare feiten of economisch delicten worden gepleegd. Hierop kan onderzoek volgen, boetes of strafrechtelijke vervolging ingesteld worden.

- Opzetten van een bewustwordingscampagne
- Gericht aanbieden van trainingen
- Aanpassing procedures zodat schendingen worden voorkomen
- Procedures in geval van schendingen

Aanwezigheid van:
- Knowledge Safety Team
- Communicatie en bewustwordingsplan
- Trainingsaanbod
- Screening procedures
- Incident respons plan
- Dossierbeheer en archivering van cases
- Standaardisering van procedures
- Software voor screening op sancties en exportcontrole

Midden

Gevoelens van stigmatisering of discriminatie of vijandigheid a.g.v. berichtgeving in de media en/of a.g.v. kennisveiligheidsmaatregelen waardoor er individuele studenten of wetenschappers zich niet mee welkom en gewenst voelen

- Overleg met Manager Integrale Veiligheid en met diversity, equity and inclusion officer, support staf
- Communicatie maatregelen richting doelgroep(en)
- Incident respons plan kennisveiligheid

Aanwezigheid van:
- Knowledge Safety Team
- Incident respons plan kennisveiligheid
- Incident respons procedure CERT UT
- Directe relaties met CvB en betrokken afdelingen

Midden

(Sociale) onveiligheid a.g.v. extern opgelegde druk of intimidatie om kennis en informatie te delen.

- Overleg met Manager Integrale Veiligheid bij incidenten, en met diversity, equity and inclusion officer
- Overleg met betrokken support staf en hoger management en CvB
- Communicatie maatregelen richting doelgroep(en)
- Incident respons plan kennisveiligheid
- Relatie veiligheidsdiensten, politie

Aanwezigheid van:
- Knowledge Safety Team
- Incident respons plan kennisveiligheid
- Incident respons procedure CERT UT
- Directe relaties met CvB en betrokken afdelingen

Midden

Kwalitatieve toelichting

Onderwijs

Binnen het Risicogebied Onderwijs staat de potentiële impact op hoog. Dit wordt veroorzaakt door de toenemende regeldruk uit Den Haag en ontwikkelingen met betrekking tot de internationale instroom. De inzet van alle extra onderwijsmiddelen, zoals de kwaliteitsafspraken en het sectorplan Onderwijs dient in toenemende mate te worden verantwoord.

De doorontwikkeling van het onderwijsportfolio en het stimuleren van persoonlijke en professionele ontwikkeling van studenten heeft voor de Universiteit Twente prioriteit. Wat betreft de omvang van de instroom wordt gestreefd naar een toename van het aantal masterstudenten (met verschillen tussen opleidingen). In de werkgroep Future Student Population (voorheen rebalance) wordt gewerkt aan een overkoepelende visie waarbij we aandacht hebben voor maatwerk tussen opleidingen. In de werkgroep Future Student Population gaat er aandacht uit naar instrumenten om de instroom in goede banen te leiden zowel qua aantallen als het gewenste studentprofiel.

Als internationale universiteit vindt de Universiteit Twente een internationale leeromgeving onverminderd van belang. Hierbij heeft de Universiteit Twente ook aandacht voor een diverse samenstelling van de studentenpopulatie en zet zij in op het behoud van internationale studenten voor de regio. In het licht van landelijke discussies over het belang van internationale instroom is het nodig om deze inspanningen en de achterliggende drive duidelijk uit te leggen. De landelijke discussie lijkt momenteel puur gericht op het afbouwen van internationale instroom. Zoals onder internationalisering beschreven heeft de UT belang bij een genuanceerder (regionaal) verhaal met betrekking tot deze internationale instroom waarbij er mogelijkheden blijven ontstaan om instroom te vergroten in tekortsectoren (zoals technisch onderwijs).

De studentenpopulatie is tot en met 2021 licht gegroeid, wat toe te schijven is aan de stijging van de bachelor instroom. In 2022 zagen we een lichte daling ten opzichte van 2021 onder andere door de intrede van de numerus fixus bij een aantal opleidingen. In 2023 verwachten we dat het studentenaantal ongeveer gelijk zal blijven (een exacte voorspelling is lastig waardoor een kleine daling of stijging mogelijk is), waarbij de intrede van de basisbeurs een positief effect kan hebben en de ontwikkelingen rondom internationalisering een dempend effect.

Tussen de bacheloropleidingen verschilt de mate waarin de instroom veranderde. Een paar opleidingen waar de instroom opnieuw toenam, ondernemen maatregelen om de grote instroom te accommoderen en beheersbaar te houden (zoals B-TCS, B-Psy en B-TG). Hierbij is de UT zich ervan bewust dat het instellen van een numerus fixus tot een waterbed effect kan leiden: aanpalende opleidingen zonder numerus fixus krijgen te maken met een toename van instroom.

De masterinstroom was afgelopen jaren relatief stabiel in omvang. Door de groei van de bachelor in de afgelopen jaren volgt er door de doorstroom nu mogelijk een stijging. Door (politieke) ontwikkelingen rondom internationalisering kan de instroom de komende jaren dalen.

Daarnaast brengt de oorlog in Oekraïne wereldwijde spanningen met zich mee. Dit kan effect hebben op de internationale studentmobiliteit. Studenten van buiten de EU kunnen geneigd zijn om niet naar Europa af te reizen terwijl studenten uit Oost-Europese landen eerder geneigd kunnen zijn de beweging richting het westen maken.

De Universiteit Twente zet de komende jaren verder in op Leven Lang Ontwikkelen. Het afgelopen jaar heeft een programmamanagementteam de aanbevelingen uit de roadmap 2021 verder uitgewerkt tot een concrete set activiteiten. LLO wordt de komende jaren een volwaardige pijler in het UT onderwijs. De faculteiten en instituten gaan aan de slag met het versterken en uitbreiden van ons LLO-aanbod waarbij er ook gewerkt wordt aan de benodigde systemen en infrastructuur. De UT heeft hierbij de wind in de zeilen in landelijke ontwikkelingen . Het hoger onderwijs wordt meer en meer gestimuleerd om in te zetten op Leven Lang Ontwikkelen en flexibilisering van het onderwijs o.a. via de Groeifondsen Digitaliseringimpuls en Leven Lang Ontwikkelen Katalysator.

Onderzoek

Binnen het Risicogebied Onderzoek handhaven wij de potentiële impact op hoog, ondanks de toekenning van de middelen uit het sectorplan Bèta/Techniek. De belangrijkste oorzaken zijn het achterblijven van de rijksbekostiging bij de forse stijging van de studentenaantallen, het feit dat de sectorplanmiddelen Bèta/Techniek niet vrij besteedbaar zijn en dat deze middelen vooralsnog tijdelijk zijn toegekend. De beschikbare capaciteit aan personeel en financiën moet naar verhouding steeds meer worden ingezet op onderwijs.

De huidige tijdgeest met een toenemende competitie op (inter-)nationale onderzoeksmiddelen vraagt om een slagvaardige, flexibele en adequaat reagerende onderzoeksorganisatie. De omzet van activiteiten uit de tweede en derde geldstroom, een belangrijke indicator voor de impact van de Universiteit Twente, staat al jaren onder druk. Meerjarig houden we rekening met een groei van deze tweede en derde geldstroom. Alle faculteiten verwachten deze stijging, omdat we een grotere impact kunnen hebben door het sectorplan Bèta/Techniek. Wel is de onzekerheid omtrent deze groei als gevolg van COVID-19 toegenomen. De gehonoreerde groeifonds- en sectorplanvoorstellen zullen een sterke impuls geven aan het onderwijs en onderzoek op de UT. Echter onzekerheid omtrent structurele financiering voor ondersteuning, huisvesting, infrastructuur en andere faciliteiten maken het lastig om de bedrijfsvoering UT breed te optimaliseren. Dit aandachtspunt wordt ook in UNL en 4TU verband opgepakt. Ook is de lange termijn impact van eerst COVID-19 en meer recent de geopolitieke ontwikkelingen op nationale en EU begrotingen en daarmee op financiering van onderwijs en onderzoek onzeker. Wij verwachten met stabiel, integraal management op onderwijs, personeel en ondersteuning op facultair niveau en door het flexibiliseren van de onderzoeksorganisatie en onderzoeksstrategie adequaat in te kunnen spelen op veranderingen in wetenschap en maatschappij. De onderzoeksstrategie biedt richting voor het onderzoek op de UT evenals flexibiliteit van groepen om in te spelen op vraagstukken in wetenschap, bedrijven, overheden, instellingen en (groepen) burgers. Op basis van voorgaande worden risico’s op het gebied van onderzoek op hoog ingeschat.

Valorisatie / Kennisveiligheid

De UT heeft haar derde kerntaak: valorisatie vormgegeven middels Novel-T (een samenwerking tussen de Universiteit Twente, Saxion Hogeschool, Provincie Overijssel en de Twentse gemeenten), haar dochteronderneming Universiteit Twente Holding (UTH) en de dienst Strategic Business Development (SBD). 

De aan de Universiteit Twente gelieerde ondernemingen (deelnemingen), gericht op private valorisatieactiviteiten, zijn samengebracht binnen UTH. Het beleid van UTH is gericht op continuïteit van de activiteiten en het bieden van een vruchtbare voedingsbodem voor deze activiteiten. Meerjarig wordt rekening gehouden met een resultaat op de deelnemingen van M€ 0,2 tot M€ 1,3. Omdat universiteiten slechts een rijksbijdrage voor twee van de drie wettelijke kerntaken ontvangen, te weten voor onderwijs en onderzoek, worden binnen UTH continu alternatieven verkend om structurele inkomsten te genereren die passen bij de private activiteiten. Dat voor deze kerntaak geen rijksbijdrage wordt ontvangen en daarmee de bekostiging niet structureel is (2e en 3e geldstroom) heeft tot gevolg dat publiek-private samenwerkingen niet of minder makkelijk tot stand komen, waardoor de te realiseren impact kleiner is dan gewenst en wellicht noodzakelijk. Het besteden van de rijksbijdrage aan private activiteiten is toegestaan, mits de activiteiten in lijn liggen met onder andere de beleidsregel “investeren met publieke middelen in private actviteiten”. UTH heeft haar eigen binnen de Universiteit breed gedragen strategie en beleidskader. De activiteiten en de verantwoording daarover zijn nadrukkelijk onderdeel van de P&C-cyclus van de universiteit. 

Het team Strategic Business Development (SBD) werkt aan het vergroten van de economische en sociale impact van de Universiteit Twente door de uitstekende onderzoekscapaciteiten van de universiteit te verbinden met de markt en de bredere samenleving, zowel in Nederland als daarbuiten. Terugkijkend heeft SBD wederom mooie resultaten geboekt in diverse strategische innovatie- en funding programma’s (zoals Groeifonds, LTP, etc.), samenwerkingsverbanden met bedrijven en ook in grants- en subsidieverwerving. Dit bleek ook uit het ‘Self Reflection Report’, waarmee SBD haar dienstverlening en activiteiten over de jaren 2021 en 2022 heeft geëvalueerd. Onderdeel van deze evaluatie was tevens een enquête naar de klanttevredenheid over SBD. Ook deze uitkomsten waren goed en leverden tevens concrete verbetersuggesties op, zoals een bredere interne zichtbaarheid en scherpere afbakening van de rollen en diensten. Voor de toekomst van SBD is een UT-brede mentaliteitsverandering met betrekking tot het creëren van impact van groot belang. Ook het uitblijven van strategische portfoliokeuzes en een helder financieringsmodel (Resource Allocation Model) brengt risico’s met zich mee, hetgeen gevolgen kan hebben voor werkwijze, teamsamenstelling, rol en ambitie van SBD. Overall heeft SBD inmiddels een duidelijke positie verworven als nieuwe dienst en heeft SBD er vertrouwen in een waardevolle dienst voor de UT en haar gemeenschap te blijven.

Personeel

Het werven en binden van talent in een competitieve internationale omgeving is essentieel voor het succes van de Universiteit Twente. Door Shaping2030, de WSV-middelen, sectorplannen en de dynamische krappe arbeidsmarkt is de noodzaak toegenomen om onze recruitment te versterken met excellente employer branding. Het live gaan van de vacaturewebsite www.utwentecareers.nl in 2022 is een belangrijke mijlpaal in het versterken van onze employer branding. Deze website geeft de mogelijkheid om specifiek de doelgroep aan te spreken waarvoor de site bedoeld is; potentiële medewerkers. De site is een directe doorvertaling van de strategie van de UT naar een werkgeversmerk. In Nederland is de UT de tweede universiteit die een carrièresite heeft die los staat van de corporate site.

Universiteiten zijn verantwoordelijk voor het bieden van een veilige, open en respectvolle werk- en studieomgeving waarin alle leden van de academische gemeenschap hun talenten kunnen ontplooien. De UT zet zich in voor de sociale veiligheid van haar studenten, medewerkers en bezoekers. Duurzame inzetbaarheid en vitale medewerkers staan synoniem voor een gezonde organisatie en daarmee een aantrekkelijk employer brand.

Financiën

Risicobeheersing vindt vooral plaats door de periodieke monitoring en rapportage met betrekking tot de budgetrealisatie en resultaatsturing. Het kort cyclische beleid van het kabinet/OCW ten aanzien van de rijksbekostiging maakt het risicovol hiervoor een goede raming te geven. Stabiliteit in de rijksbekostiging is noodzakelijk om kwaliteit van het onderwijs en onderzoek niet in gevaar te brengen. Geld- en subsidieverstrekkers eisen in toenemende mate een bijdrage van de universiteit (matching). Dit blijft, net als de bekostiging van de valorisatietaak, een punt van aandacht. Op basis van voorgaande worden risico’s op het gebied van financiën op midden ingeschat, met specifieke aandacht voor de elders in deze continuïteitsparagraaf beschreven onderzoeken van PwC en Berenschot, die in 2020/2021 in opdracht van OCW zijn uitgevoerd naar de omvang en werking van het rijksbekostigingsmodel.

De UT voert jaarlijks een risicoanalyse uit gericht op zowel de interne als externe risico’s, waarbij ook aandacht is voor fraude. De belangrijkste geïdentificeerde frauderisico’s zijn onttrekking van geld door onrechtmatige betalingen (door bijvoorbeeld identiteitsfraude of cybercrime), misbruik door belangenverstrengeling, wetenschappelijk integriteit en het laten prevaleren van persoonlijk belang van medewerkers boven het belang van de UT (bijvoorbeeld in de vorm van kickbacks). Vanuit het oogpunt van compliance acht het bestuur en management wetgeving inzake gegevensbescherming, rechtmatige besteding van middelen en arbeidsrechtenwetgeving het meest relevant. We beperken die risico’s door onze gedragscodes, de klokkenluidersregeling en specifieke procescontroles zoals functiescheiding, door het systeem opgelegde controles, screening van derde partijen en cybersecurity gerelateerde controles.

ICT

Digitalisering zit in de haarvaten van de organisatie en is essentieel voor de dagelijkse operatie van de UT, maar ook voor het waarmaken van vele strategische ambities. De steeds verder toenemende digitalisering van onze samenleving, en specifiek ICT in het onderwijs en onderzoek, vragen om een groot en continu adaptatievermogen van de UT. Bij het opstarten van strategische programma’s is aandacht voor de organisatie van digitalisering dan ook belangrijk. Via het IT-projectenportfolio wordt de waarde van uitgevoerde projecten gemaximaliseerd en inzet van mensen en middelen optimaal georganiseerd. Daarbij is er grote aandacht voor de duurzaamheid van expertise binnen de organisatie. De digitale strategie komt tot uiting in een roadmap langs vier sporen: onderwijs, onderzoek, ondersteuning en infrastructuur. Bij het opstellen van de roadmap staat inbreng uit de faculteiten en instituten voorop. Digitalisering is daarbij een belangrijk onderdeel van Shaping2030.

Vanwege continue druk van cyberrisico’s is er veel aandacht voor cybersecurity. Naast een sterk eigen team wordt hiervoor nationaal samengewerkt binnen SURF-verband en met marktpartijen.

Risico’s niet onder de directe invloedssfeer van de universiteit

Risico’s als gevolg van externe ontwikkelingen buiten de directe invloedsfeer van de universiteit kunnen een grote impact hebben. Hierbij valt, onder andere, te denken aan:

De toenemende politieke instabiliteit, de oorlog in Oekraïne, aardbevingen in Turkije en Syrië, terroristische dreigingen en pandemieën (zie ook eerder genoemde externe ontwikkelingen), waarmee studenten en staf te maken kunnen krijgen.

Het is bij nieuwe wet- en regelgeving, ook dichter bij huis, vaak afwachten welke impact ze heeft op de (financiële) situatie van universiteiten (invoering flexwet, participatiewet, privacy wetgeving, beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten en Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA).

Landelijk bestaat nog veel discussie over de gevolgen van de geactualiseerde beleidsregel investeren met publieke middelen in private activiteiten. Momenteel wordt nog gewerkt met de huidige kwalitatieve tolerantie. In 2023 zullen gesprekken worden gevoerd over wat de geactualiseerde beleidsregel betekent voor de sector.

De continue druk van cyberrisico's op de continuïteit van organisaties, waarmee ook studenten en medewerkers te maken kunnen krijgen.

We proberen op deze onzekere ontwikkelingen te anticiperen door bijvoorbeeld externe samenwerkingen te zoeken (om risico’s te delen) en/of door het opstellen van scenario-analyses voor het eventueel vormen van (financiële) voorzieningen.